Flödesschema i Excel

Hur skapar man flödesschema i Excel?

Flödesschema i excel är även känt som processdiagram i excel, det används för att representera olika steg involverade i en process från början till slut, det har fördefinierade former för att representera varje steg som är involverat i processen, för att använda detta diagram behöver använd de fördefinierade mallarna för smart konst i Excel.

Flödesschema Excel-exempel

Du kan ladda ner den här FlowChart Excel-mallen här - FlowChart Excel-mall

Exempel # 1 - Skapa flödesschema med hjälp av former (steg för steg)

Låt oss först bygga ett flödesschema över ett av de populära flödesdiagrammen, dvs. organisationshierarkidiagram. Nedan följer kommunikationsflödet i organisationen.

President> Avdelningschefer> Seniorchef> Chef> Teamledare> Teammedlemmar.

Detta är det typiska organisationsflödesschemat vi brukar se. I den här artikeln lär vi oss att skapa ett flödesschema i Excel med hjälp av former.

  • Steg 1: Ta bort rutnät från kalkylbladet.
  • Steg 2: Gå till Infoga> Former> Flödesschema> Rektangulär form.

  • Steg 3: Låt oss rita detta först.

Obs! För att passa kolumn- och radändar håller du ALT-tangenten och justerar.

  • Steg 4: Högerklicka och välj REDIGERA text.

  • Steg 5:  Skriv ordet, president.

  • Steg 6: Denna form ser inte bra ut. Ändra formens format under Format som visas i bilden nedan under Format.

  • Steg 7: Nu är den första positionen i organisationen över. Under honom finns det fyra avdelningschefer. För den här rita pilen.

  • Steg 8: Nu måste vi rita en horisontell linje för alla avdelningschefer.

  • Steg 9: Sätt in ytterligare 4 pilrader.

  • Steg 10: Sätt in ytterligare 4 rektangulära rutor under varje pil.

Obs! Jag har lagt till fyra avdelningar. Du kan ändra enligt dina krav.

  • Steg 11: När avdelningen leder lådor ritade. Rita ytterligare 4 pilar och ytterligare 4 rektangulära lådor för Senior Manager.

  • Steg 12: Under Senior Manager kommer Team Leader att visas. Rita ytterligare 4 pilar och ytterligare 4 rektangulära lådor för teamledare.

  • Steg 13: Under varje lagledare kommer fyra chefer att komma. För detta ritar du först en rak vertikal linje under varje lagledare som visas i bilden nedan.

  • Steg 14: Rita fyra horisontella pilar för varje vertikal rak linje. Rita totalt 16 horisontella pilar.

  • Steg 15: Infoga 16 textrutor framför nyligen ritade horisontella pilar. För den första rutan typ Executive 1, för den andra rutan typ Executive 2, för den tredje rutan typ Executive 3 och för den fjärde rutan typ Executive 4.

Så nu är vårt flödesschema för en organisation klar. Ett kommunikationsflöde är tydligt med detta diagram. Varje position i organisationen är medveten om vem de ska kontakta för att kommunicera sina meddelanden.

Exempel # 2 - Skapa affärsflödesschema med smart konst (steg för steg)

Vi har sett stegen för att skapa ett typiskt Excel-flödesschema med hjälp av former. Genom att använda Smart Arts kommer flödesschemat att se vackert ut. Under Smart Arts-flödesschemat är redan fördefinierat om vi behöver något extra måste vi göra ordningar.

I det här exemplet kommer jag att förklara processen med att etablera ett nytt företag.

  • Steg 1: Gå till INSERT> Smart Art.

  • Steg 2: Välj Process under Smart Art. Bläddra ner och välj den upprepade bockningsprocessen.

  • Steg 3: Nu har vi ett standardflödesschema.

  • Steg 4: Fördelen här är att vi har fördröjda former. För den första rutan skriver du Typ av affärsenhet: Privat begränsad

  • Steg 5: Nästa  steg är registreringsprocessen.

  • Steg 6: Hämta sedan företagsidentifieringsnummer (CIN).

  • Steg 7: Det fjärde steget är att skapa en webbplats för ditt företag.

  • Steg 8: Hyra anställda från olika avdelningar.

  • Steg 9: Nu har vi ytterligare två steg att gå in men vi har inga former kvar. Så välj valfri form och klistra in.

  • Steg 10: Nu har vi infört ytterligare två rutor. Skriv inköpsprogramvara och regler för anställda i de nya rutorna.

Exempel # 3 - Utforma flödesschema med hjälp av Excel Smart Arts (steg för steg)

Nu har vi hela processen i ett flödesschema. Låt oss designa den smarta konsten nu.

  • Steg 1: Välj FlowChart Smart Art.
  • Steg 2: Så snart du väljer två flikar till kommer att visas i menyfliksområdet. Välj design.

  • Steg 3: Välj Byt färger under design.

  • Steg 4: Här ändrar du färgen på smart konst enligt din önskan.

  • Steg 5: Ändra stilen för flödesschemat under fliken Design.

Exempel # 4

Vi måste följa några steg för att skapa flödesschemat i excel. Genom att följa dessa steg blir processen att skapa Excel-flödesschemat enkelt.

  • Skapa ett rutnät

Vi måste justera storleken på rutnätet i Excel för att göra formerna enhetliga i storlek. Genom att göra detta skulle Excel-kalkylbladet se ut som ett grafpapper, så det blir lätt att rita formerna.

  • Markera alla celler genom att klicka på triangelikonen i början av kolumn / radnummer. Håll markören på någon av kolumnrubrikerna och gör högerklicka och välj alternativet "Kolumnbredd" i Excel.

  • När skärmen Kolumnbredd dyker upp justerar du numret till 2,14 (2,14 är lika med 20 pixlar förutsatt att standardteckensnittet är Calibri och teckenstorleken är 11 i excel) och klickar på OK.

  • Snap to Grid

Detta är det alternativ som finns i excel för att knäppa formen till rutnätets storlek, dvs. närhelst formen sätts in i arket, kommer storleken på formen att justeras till höjden och bredden på gallret genom att aktivera detta alternativ.

  • Under fliken sidlayout i menyfliksområdet, i avsnittet "Ordna", klicka på rullgardinsmenyn under alternativet "Justera" och välj sedan alternativet "Fäst till rutnät" i rullgardinsmenyn.

  • Sidlayout

Sidans layout på arket bör justeras genom att ställa in sidbrytningen, Marginaler, Orienteringar om du vill ta utskriften ur flödesschemat eller om du vill kopiera den till andra applikationer som Word eftersom det skulle vara svårt att ställa in layouten när Excel-flödesschemat är byggt.

Du kan ställa in sidans riktning som antingen stående eller liggande baserat på diagrammets flöde. Ex: om processflödet är horisontellt måste du ställa in sidan för liggande läge.

Börja nu med att bygga Excel-flödesschemat med hjälp av formerna. Som jag redan har berättat är start- och slutformerna normalt Oval Shape. För att rita formerna,

  • Välj rullgardinsmenyn Former under Infoga flik i avsnittet Illustrationer. I rullgardinsmenyn visas alternativen för alla tillgängliga former sedan, välj den form du behöver för ditt excel-flödesschema och infoga form på kalkylbladet.

Här till att börja med, låt oss infoga den ovala formen. Välj formen och behåll markören och dra den med musen till den storlek du vill se.

I figuren ovan kan du se hur storleken på formen justeras och ställs in i rutnätet eftersom vi har aktiverat alternativet Snap to Grid. Detta justeras medan du börjar rita formen. När formen expanderas eller kontraheras kommer den att anpassas till nästa närmaste rutlinje.

  • För att lägga till text i formen, högerklicka och välj alternativet "Redigera text" i listan.

  • Infoga texten i formen. Du kan justera texten med hjälp av alternativen för textjustering.

Nu måste vi infoga nästa form för att fortsätta med nästa steg. Sätt in nästa form precis under "START". Rektangelformen kan användas för att visa steget där det bara finns ett alternativ att gå vidare med och diamantformen kommer att användas när vi har två eller flera alternativ att gå vidare.

Nästa steg är att ansluta formerna. För att ansluta formerna väljer du anslutningslinjerna från alternativet Former och ritar mellan formerna.

När kontakten är vald, håll markören på formen och du kan se de anslutande punkterna i formen.

Börja rita linjen genom att dra musen från någon av de anslutande prickarna och anslut den med den anslutande punkten i den andra formen. De anslutande punkterna i nästa form kan ses när du drar linjen nära formen.

Fortsätt lägga till formerna efter varandra enligt stegen i processen.

Som jag nämnde tidigare kommer diamantformen att användas där flera alternativ är inblandade. I bilden ovan kan du se flödet i diagrammet som visar de olika alternativen som är kopplade till den diamantformade ikonen.

Varje diagram visar bara steget som ska följas för att slutföra processen. Men för en klar förståelse av processen kan du lägga till ytterligare information med hjälp av textrutan.

För att lägga till en textruta,

  • Gå till fliken Infoga band i Excel och klicka på textrutan från avsnittet "Text".

  • Infoga textrutan genom att hålla markören på plats och dra den med musen. Klicka inuti rutan för att skriva in texten

  • Ta bort konturen genom att välja formformat (gör högerklicka på rutan för alternativet) och välj Ingen rad från formategenskaperna.

Använd igen en oval form för att visa slutet på processen.

  • För att få diagrammet att se bättre ut, ta bort rutnät genom att avmarkera rutan Rutnät på fliken Visa

Så här ser ditt flödesschema ut efter att ha slutfört alla steg.

Du kan formatera formen på varje steg

  • Välj formen du vill formatera och gå till fliken Format i menyfliksområdet, klicka på rullgardinsalternativet i avsnittet "Formstilar" och välj formatet.

Exempel # 5 - Använda smart konstgrafik

Flödesschemat kan skapas med hjälp av den lätt tillgängliga Smart Art Graphic i Excel

  • Välj Smart Art Graphic i avsnittet Illustration på fliken Infoga.

  • Välj diagrammet enligt dina krav och klicka på OK.

  • När du har valt diagrammet anger du texten i textrutan.

Ditt flödesschema ser ut enligt nedan:

Du kan lägga till formen i det befintliga diagrammet, flytta uppåt / nedåt på formen på "Design-fliken" genom att välja diagrammet.

Du kan också lägga till former till den befintliga.

Du kan ladda ner denna Excel-mall för flödesschemaexempel här - Flödesschemaexempel för Excel

Saker att komma ihåg

  • Använd olika former för att ge visuella effekter för att skapa ett flödesschema i Excel.
  • Ge olika färger till varje flik medan du skapar ett excel-flödesschema bara för att göra det mer attraktivt.
  • Använd smart konst för att enkelt rita former.
  • I fallet med mer komplexa flödesscheman använder former inte smart konst.