Fullständig form av GRN - Mottagna varor
Den fullständiga formen av GRN är mottagen varan. GRN hänvisar till affärsdokumentet som fylls av kunden vid tidpunkten för mottagandet av varorna från säljaren för att bekräfta mottagandet av alla varor enligt överenskommelse mellan berörda parter och det jämförs ofta med inköpsordern ( PO) innan betalningen utfärdas till säljaren av varorna.
Funktioner i GRN
Vid tillverkning och andra typer av organisation, där organisationsprocessen innefattar att transportera varorna från en plats till en annan eller transportera från en extern marknad till lagret etc. spelar en kvitto på varan en mycket viktig roll. Ibland kan bearbetningstiden vara långsam från det vanliga och detta kan spåras från varukvittot.
En av de viktigaste funktionerna i godsmottagningsanteckningen är att när varorna transporteras till butiken tar butikschefen detta dokument som bevis på om varorna är enligt den erforderliga kvantiteten, om den erforderliga kvantiteten som skrivs i anteckningen faktiskt tas emot eller inte. Därmed blir varumottagningsbeviset också bevis och blir granskningsspåret.
Vad ska inkluderas i mottagna varor?
Vanligtvis, i organisationen, är jobbet för förtrycket av varukvittot av butikens avdelning. Därför bör ledningen ordentligt utbilda dem i termer av vad allt krävs för att ingå i varukvittot. Följande lista upprättas över de viktiga saker som ska ingå i GRN:
- Överst på GRN visas namnet på varuleverantören.
- Det följs av datum och tid för utfärdandet och datum och tid för mottagandet av varorna från butikens avdelning.
- Den korrekta adressen till platsen där varorna ska transporteras och platsen där varorna ska levereras tillsammans med rätt PIN-kod.
- Beskrivningen av varorna som transporteras tillsammans med kvantiteten för varje produktsort, priset och priset på varorna.
- Slutet på GRN görs med signaturen och namnet på den auktoriserade personalen, av både leverantören såväl som butikschefen och kontoristen som ska ta emot varorna.
Process för GRN
Följande är processen för GRN:
- Mottagande av faktura och utmaning och lossning av varorna till butikerna.
- Den fysiska verifieringen av antalet mottagna varor tillsammans med beskrivningen av varorna.
- Om varorna är ifrågasatta eller är av kort kvantitet kontaktas leverantören och ber om orsaken till bristen.
- Efter att kvantiteten har kontrollerats görs kvalitetstestet.
- En bekräftelse ska göras av challan och skickas till leverantören.
- Efter ovanstående steg kommer den mottagande avdelningen att förbereda GRN i 5 exemplar. Original för dem, och de återstående till inköpsavdelningen, kontodepartementet, en till butikschefen och en till den person som gör inköpsrekvisitionen.
- Baserat på det görs poster till butiksreskontrar.
Betydelse
- Varukontot är ett mycket viktigt dokument för alla kontonavdelningar, eftersom det tjänar syftet med redovisningens objektivitetsprincip. Varje bokföring i bokföringen måste obligatoriskt stödjas av beviset i dokumentär form.
- Vidare verifieras varorna med GRN innan du gör någon betalning av produkter till säljaren. För att minska sannolikheten för fel och bedrägerier i en organisation är det också viktigt att en persons arbete kontrolleras av en annan och att en person inte är involverad i mer än en kontinuerlig process. På grund av GRN inspekteras organisationsarbetet av olika personer.
- Eftersom den faktiska fysiska kvantiteten av varor kontrolleras med varukvittot; betalning sker endast för de varor som faktiskt tas emot. Därför undviks felaktig betalning.
- Detta dokument placerar också en viktig roll i leverantören. Leverantören kan bevisa med hjälp av GRN att varorna har skickats från slutet eftersom GRN är ett officiellt juridiskt dokument och kan accepteras som bevis i domstolen.
Mottagna anteckningar mot varusändningsnoter
Följande är skillnaderna mellan mottagen varusedel och varusändningsanmärkning:
- Varusändningen (GDN) tas upp av leverantörens leveransavdelning medan den mottagna varan antas av köparens mottagaravdelning.
- Utan ett GDN-uppdrag kan leverantörens kontodepartement inte höja fakturan medan utan GRN kan köparavdelningen inte göra betalning eller bokföring.
Fördelar
Följande är fördelarna med de varor som fått en anteckning:
- Det fungerar som bevis för revisorer och följaktligen ingår i revisionsspårsprocedurerna.
- GRN visar den faktiska mottagna kvantiteten och därmed kan förlusten av högre betalning till leverantörerna upptäckas.
- Det är leveranssäkert. Det är ett lagligt verkställbart dokument och kan lämnas in i domstolen.
- Personalen i logistikteamet blir ansvarig vid fel eller bedrägerier eftersom kvantiteten alltid ska matcha med GRN-kvantiteten. En känsla av ansvar och vakenhet skapas bland teamet.
- De större företagens finansavdelningar kan använda detta dokument för jämförelseändamål med avseende på hur mycket beställda varor och hur mycket som faktiskt har tagits emot och bokförts.
Slutsats
GRN är den förkortning som används för mottagna varor. Som namnet antyder är varan som mottagits anteckningen en bekräftelse på mottagandet av varan från kunden eller köparen från säljaren som fylls av köparen vid den tidpunkt då varorna faktiskt mottas. Det är ett officiellt juridiskt dokument och kan godtas som bevis i domstolen.
