Köp tidskrifter

Vad är inköpstidskrifter?

Inköpstidskrifter är specialtidskrifter som används av en organisation för att hålla reda på alla kreditköp. Det är också känt som inköpsbok eller inköpsdagbok. Medan kredittransaktioner registreras i inköpsboken bokförs kontantköp i en allmän journal. Det är värt att nämna att endast kreditköp av varor registreras i sådana tidskrifter och eventuella investeringar är uteslutna.

De flesta organisationer har en separat inköpsavdelning som tar hand om den fullständiga inköpsprocessen, vilket är identifiering av nödvändiga varor, klassificering, offert, beställning och bekräftelse av mottagande av varor som matchar önskad beskrivning.

Komponenter i inköpsjournal

# 1 - Två partier

I varje köp finns det två parter, en köpare och en säljare. Båda parter samtycker till ett pris som betalas av köparen med hänsyn till varor eller tjänster. Denna inköpspris är transaktionsbeloppet för alla inköpstidskrifter. Den person eller organisation från vilken köpet görs kallas leverantör och när inköpet på kredit kommer leverantören att visas som fordringsägare i balansräkningen tills betalningen görs.

# 2 - Kreditköp

En organisation förvärvar olika varor och tjänster från flera leverantörer. När varor köps på kredit publiceras följande journalpost - Låt oss säga att X Ltd. köpte varor på 500 dollar från Y Ltd. -

När betalning sker -

# 3 - Faktura

Faktura är ett dokument som säljaren utfärdar till köparen. Det är ett detaljerat dokument. Den innehåller fakturadatum, leverantörsnamn och adress, namnet på den organisation som det faktureras till, adress och namn på den organisation där varan skickas, kvantitet och beskrivning av varorna, betalningsmetod som behövs av suppler, valutan av fakturan, skatter osv. Fakturan är ett viktigt dokument, vilket är ett problem tillsammans med varorna, och när den når köparen, kommer köparen att matcha de varor som anlänts med inköpt order.

 # 4 - Inköpsavdelning

De flesta organisationer har en separat inköpsavdelning som ansvarar för upphandling av varor. Så när någon person eller avdelning behöver några varor måste de skicka en begäran till inköpsavdelningen. Om varorna redan finns i lager eller lager kommer inköpsavdelningen att utfärda varorna. Om varorna inte är tillgängliga identifierar inköpsteamet den leverantör som specialiserat sig på nödvändiga varor och de kommer att göra beställningen. När beställningen har anlänt kommer de att kontrollera att den stämmer överens med önskad beskrivning och att kvantiteten överensstämmer med det som begärts. När inköpsavdelningen har bekräftat att varor har mottagits går fakturan till konton för betalning.

 # 5 - Kreditnota

I de fall de levererade varorna inte matchar beskrivningen, har kvalitetsproblem eller skador och köparen måste returnera den till leverantören. Då kommer leverantören att utfärda ett dokument som kallas kreditnota, vilket kommer att justeras mot betalningar av varor i framtiden. Låt oss säga att X Ltd. returnerade ett värde av 1 000 USD och Y Ltd. utfärdade en kreditnota för det värdet. Nästa gång när X Ltd. köper 5 000 USD, behöver den bara betala 4 000 USD, eftersom 1 000 USD justeras mot kreditnota.

# 6 - Inköpsbok

Inköpsboken registrerar alla kreditköp på ett ställe, och uppgifter om leverantörer, fakturanummer, valuta, kvantitet och andra detaljer nämns där. Saldorna för dessa leverantörer från inköpsboken överförs till enskilda huvudböcker och totalt kostnadsbelopp debiteras ett utgiftskonto. Detta är en av de grundläggande böckerna i bokföringsprocessen, vilket är viktigt för att förbereda bokföringsbalanser, provbalans och slutkonto. Nedan följer ett exempel på en inköpsbok XYZ Ltd för augusti 2019. I det här fallet kommer saldot på $ 500, $ 1 000 och $ 2 000 att bokföras till enskilda reskontra från Nike, Adidas och PUMA Ltd. Dessutom debiteras köpskontot med 3 500 $.

Fördelar med inköpstidskrifter

  • Uppgifterna om alla leverantörer finns på ett ställe vilket hjälper till att avstämma storleksbalanser och provbalans
  • Lätt att underhålla och spåra data för leverantörsanalys
  • Det totala kreditköpet och typen av köp finns på ett ställe
  • Ett viktigt dokument för att inköpsavdelningen ska fungera smidigt
  • Under årets slutgranskningar blir det möjligt att hitta fakturanumren relaterade till alla leverantörer från inköpstidskrifter
  • En av de berömda och allmänt underhållna böckerna

Nackdelar med inköpstidskrifter

  • En separat revisor behövs vilket kostar tid och pengar
  • Om fel leverantörskonto har valts i inköpsboken leder det till fel vid upprättandet av provbalans och slutkonto

Slutsats

Inköpstidskrifter är en viktig och väsentlig del av redovisningsprocessen i alla organisationer. När ett ljudsystem implementeras noggrant kommer det att hjälpa till med inköp i tid, vilket leder till att spara tid och pengar. Inköpsanalysen ur dessa tidskrifter hjälper också till att förhandla om nya kontrakt. Inköpstidskrifter hjälper också till med kreditgivarhantering, spårning av returnerad varustatus, kreditnoter och uppdaterade bokföringsbalanser hos leverantörer, som alla krävs för att ett företag ska lyckas och vara uppdaterad. Det hjälper också till att underlätta granskningen genom att tillhandahålla de uppgifter som behövs av revisorerna.