Definition av kundreskontra
Leverantörsreskontra, även känd som borgenärs huvudbok, är dotterbolaget som listar detaljerna för de olika leverantörerna eller leverantörerna i företaget tillsammans med deras kontosaldon som visar det utestående beloppet som företaget ska betala.
Den spårar specifik betalningsinformation för varje faktura, inklusive:
- Fakturadatum
- Fakturanummer
- Namn på leverantör / leverantör
- Order kvantitet
- Belopp som ska betalas
Huvudkontosaldot för leverantörsskulder jämförs med det slutgiltiga redovisningssaldot för att säkerställa att båda kontona matchar. En sådan jämförelse görs som en del av avslutningsprocessen för periodens slut (kvartals / år).
Exempel på kundreskontra
Låt oss analysera exemplet nedan för mer förståelse:
Köptransaktionerna för Titan Sports Gear Company är:
- 12 mars: Köpte 20 000 USD i varulager, med villkor 2/15 n 45, FOB-destination från Mighty Sun Suppliers
- 18 mars: Återlämnade varor värda 3000 dollar, som skadades under transporten den 12 mars.
- 27 mars: Betalt för varan för köp av 18 mars från Mighty Sun Suppliers minus avkastning och rabatt.
Redovisningstransaktionerna registrerades enligt metoden för kontinuerlig lagerhållning i följande posteringar i tidskrifter:
Inköpsdagbok
Merchandise Inventory A / C Dr ……………………………………………… $ 20.000
Leverantörsskulder A / C ………………………………………………………………… $ 20.000
Cash Disbursement Journal
Allmän tidskrift
Dessa tidskrifter publiceras ytterligare i leverantörsskulderna enligt nedan:
Leverantörskonto: Mighty Sun-leverantörer
Säljaren / dotterbolaget skulle därför uppdateras för Might Sun Suppliers som:
Som vi kan se från ovanstående tabeller är leverantörsbalansen för Mighty Sun Suppliers $ 0 (NIL), och leverantörsskulden är också $ 0 (NIL). Eftersom båda är exakt matchande är det inte nödvändigt att utarbeta ett helt schema över leverantörskonton. Om något saldobelopp väntar, måste ett separat schema över betalningskonton göras.
Behandlingen av kundfordringar skulle också ske på liknande sätt.
Det måste dock vara viss försiktighet och konsekvens som krävs för att upprätthålla. Detta exempel är bara för en leverantör och en månad. Det kan finnas flera poster och flera leverantörer för ett företag. Därför bör det finnas en ordentlig mekanism utan utrymme för fel eftersom försoning kan vara en svår uppgift.
Problem i matchning
Nedan följer hur General Ledger-kontrollen kan komma ur synkronisering med leverantörsskulderna:
- En manuell registrering har gjorts i en av böckerna och ingen annan post har upprätthållits. Detta kommer att göra försoningen svår.
- Bokföring till huvudbok (GL) från leverantörsskulden kan ha stängts av vid någon tidpunkt. Detta är särskilt fallet med datoriserad inspelning av poster.
- En utstationeringsuppgift kan ha avbrutits antingen på grund av mänskliga fel eller strömavbrott under jobbet. En transaktionslogg bör övervägas för poster utanför balans. Om ett komplett parti saknas bör fakturahistoriken jämföras med storboken.
- Det finns en möjlighet att all inlägg sker framgångsrikt vid inträde, men filen skadades under tiden. Som en förebyggande metod bör kopior av filen lagras i fysiskt eller elektroniskt format.
Fördelar med kundreskontra
- Denna huvudbok kan erbjuda en snabb ögonblicksbild av de aktuella leverantörsbalanserna.
- Det är användbart som modell för intern kontroll och revision.
- Chefer och bokförare kan jämföra dotterbalansen med huvudbokssaldot för att förhindra fel.
- Det hjälper också till vid uppdelning av arbetsuppgifter mellan anställda. Det skulle finnas en separat anställd som registrerar transaktionen och en annan som letar efter eventuella fel. Det kommer att säkerställa effektivitet och stark intern kontroll.
- Denna information kan användas för att skapa en åldringsrapport som ytterligare visar namnet på säljaren med individuella förfallna meddelanden. Det belyser också det utestående beloppet för varje faktura som har blivit obetald. Förändringarna i kassaflödet orsakade skulle också markeras.
- Om det dessutom ökar antalet sena fakturor kan det belysa problem med kundfordringarna. Det påpekar att kunderna tar längre tid än vanligt att betala, vilket kan kräva omedelbar uppmärksamhet.
Slutsats
Förekomsten av en kundreskontra är inte obligatorisk utan föredrar för att hålla bokföringen ren och organiserad. Sådana huvudböcker hjälper till att hålla reda på betalningar som kan erhållas och betalas under flera år. Det är också ett viktigt verktyg under granskningsprocessen och kan kopplas framgångsrikt om enskilda poster undersöks.
Chartered Accountants eller individer med en examen i handelsbakgrund kan utföra sådana uppgifter, vilket gör det lättare för små kontor och leverantörer att ha sådana konton.
