Vad är ett kreditmemo?
Ett kreditmemorandum eller kreditnota är ett dokument som säljaren utfärdar till köparen, som fungerar som källedokument för försäljningsjournalen som informerar köparna om att säljaren kommer att sänka eller kreditera det belopp som köparen är skyldig säljaren i kundfordringarna i säljarens konto.
Komponenter
Den liknar den på en försäljningsfaktura och innehåller följande komponenter, vanligtvis i en produktorienterad bransch. Detaljerna och uppgifterna i kreditnota gör det betydelsefullt, och därmed användningen av samma universella och globalt accepterade i alla sektorer och branscher globalt.
- Beställningsnummer (PO)
- Betalningsvillkor och faktura
- Leveransadress för en lista över artiklar
- Pris för varje artikel
- Antal för varje artikel.
- Inköpsdatum
- Transaktionens totala värde
- Totalt rabatterat belopp i termer av varje produkt;
Nedan är bilden av ett typiskt kreditmemoformat. Vi kan se parametrarna som nämns ovan i det specifika formatet.
Betydelse
Säljare använder detta memo istället för att använda en rabatt för att spara pengar. När säljare vill rabattera priset för köparen kan de bara göra det på fakturanivå. Detta skapade förvirring i säljarens kontoböcker när han måste spåra den specifika produkten, som diskonterades. Vid beräkning av omsättningsskattens sammanfattning är det också svårt att bryta ner för rabatterade produkter. För att undvika en sådan otydlig affärskreditnota utfärdas.
Minskningen av priset i notatet kommer att specificeras på produktnivå och är också lätt för transaktioner. Säljaren kan också enkelt spåra den rabatterade produkten när det gäller kreditnota.
Exempel på kreditnota
Företaget A är ett tillverkande företag som tillhandahåller varor till företag B. Dessa två företag har en historia och har gjort affärer under en tid nu. A har skickat en viss mängd varor till B. Säljteamet för A har fått en ny prislista för produkter. De nya priserna är faktiskt lägre än tidigare priser. Detta kan bero på olika orsaker som en minskning av råvarukostnaden, en minskning av omkostnader och så vidare.
Företaget skulle ha debiterat B enligt tidigare priser och B skulle ha rensat kontot eller inte. I båda scenarierna kommer företag A att skicka en kreditnot till företag B om att B ska minska det belopp de är skyldiga A, att priset på produkter ska vara det belopp som nämns och företag A kommer att minska samma belopp i sina fordringar . Notatet kommer att vara i motsatt riktning om priserna på produkter som skickas till företag B har ökat.
Vanligtvis kommer det in i bilden om kunden har betalat mer eller mindre än det faktiska priset på de varor eller tjänster som tagits. Det är ett dokument som är förberett för att justera felen i försäljningsfakturan, som redan har bearbetats och skickats till kunden. Säljaren kommer att informera köparen om hur mycket extra han har betalat i dokumentet och han kan behålla räkningen av det under nästa transaktion.
Varför använder en säljare ett kreditmemo?
- Köparen kan returnera några eller alla köpta artiklar till säljaren.
- Levererade artiklar kan vara felaktiga, fel storlek, färg; med andra ord uppfyller leveransen inte köparens förväntningar.
- Köparen har en ny typ av krav på samma leverans från samma säljare.
- Ändring är priset på varor som skickas till köparen.
- När ett fakturabelopp är överskattat;
- Rabatten tillämpas inte korrekt på produkterna.
- När de levererade varorna eller produkterna förstörs eller skadas innan de löper ut;
Ovan nämnda skäl gör kreditmemorandum viktigt för att genomföra affärer med köp och försäljning. Med andra ord är en kreditnota motsatsen till fakturan, som genereras och ges till köparen av säljaren av produkten eller tjänsteleverantören. Om inte fakturor kan kreditnota inte pantsättas för att avveckla dem.
Begränsningar
- När du ansöker om kredit bör det totala antalet fakturor vara mindre än eller lika med 1000.
- Vid återkallande av kreditnota bör antalet fakturor också vara mindre än 1000.
- Utgivningen kommer att medföra en överskottsavgift för utjämning.
- Transaktionen tar också hänsyn till det etiska förtroendet mellan de två parterna i verksamheten.
- Köparen kan felaktigt argumentera för de levererade varorna med det enda syftet att utnyttja en kreditnoteringsfacilitet.
Fördelar
- Memot skapas med ett enda klick och är enkelt att dokumentera snarare än att göra manuella inmatningar, vilket kräver mer tid och HR.
- Inget behov av att manuellt skapa negativa intäkter för projekten för att skapa en kreditnota;
- Den enda posten som innehåller alla uppgifter om affärstransaktionen och därmed lätt att spåra i boken.
- Vid spårning av rabatterade produkter är det enkelt när en kreditnota används istället för bara en faktura.
- Det är inget annat än fakturamottagningen av försäljningen utan i exakt motsatt riktning när det gäller boken.
- Det minskade antalet journalposter i kontot, vilket i sin tur gör det enkelt för spårning och rapportering.
Slutsats
Ett kreditmemorandum gör att affären mellan köpare och säljare sker på ett smidigare sätt. Det kan medföra vissa avgifter men jämfört med fördelarna det har jämfört med fakturakvittot är en kreditnota praktisk. Det kan vara kredit eller debitering beroende på prisfluktuationen från det faktiska priset. Prisvolatiliteten för produkter över tiden kommer att avgöra frekvensen mellan de två parterna. Sammantaget kan man dra slutsatsen att ett kreditnota, när det används, gör backtracking av en viss produkts rabatthistorik lätt för säljaren. Säljaren kommer att öka eller minska sin fordran, beroende på det totala beloppet.
