Vad är Special Journal in Accounting?
Specialjournaler är alla redovisningstidskrifter i en organisation utom den allmänna journalen där alla transaktioner för liknande transaktioner registreras på en plats i en organiserad form som hjälper företagets revisorer och bokförare att hålla koll på alla de olika affärsaktiviteterna på ett korrekt sätt.
Topp 6 typer
Det finns olika typer, där några av de ofta används i redovisningen inkluderar följande:
# 1 - Inköpsdagbok
Inköpsjournal registrerar alla transaktioner relaterade till köp av varorna på kredit från leverantörerna.
# 2 - Köp Returer & Ersättningsdagbok
Den registrerar alla transaktioner relaterade till retur av varor till leverantören, som köptes på kredit eller utsläppsrätter som mottagits från leverantören.
# 3 - Försäljningsdagbok
Sales Journal registrerar alla transaktioner relaterade till företagets försäljning av varor till sin kund på kredit.
# 4 - Försäljningsretur- och utsläppsdagbok
Den registrerar alla transaktioner relaterade till retur av varor från kunder som såldes på kredit och utsläppsrätter som ges till kunderna.
# 5 - Kassamottagningsdagbok
Kontantmottagningsjournalen registrerar alla transaktioner där företagets mottagande av kontanter liksom transaktioner som innefattar försäljning av varor mot kontanter, försäljning av företagets tillgångar mot kontanter, kapitalinvesteringar av företagets ägare i form av kontanter, etc.
# 6 - Kontantbetalningsdagbok
Den registrerar alla transaktioner som involverar utflödet av kontanter från företaget och inkluderar transaktioner som kontanter som betalats till leverantörer, kontanter som betalats för utgifterna etc.
Exempel
Det finns ett företag A ltd som har en storskalig verksamhet. För att hålla posterna i en organiserad och bättre form, håller den rekordet i specialtidskrifterna. En av dem är försäljningsjournalen, som används av företaget för att kreditera alla transaktioner relaterade till försäljning av varor.
När företaget säljer varorna till sin kund på kreditbasis kommer det att debiteras kontofordran och krediten till försäljningskontot. Så transaktionen kommer att registreras i försäljningsjournalen genom debitering av kundfordringskontot. När företaget i framtiden tar emot betalningen mot kundfordringar, kommer detsamma att registreras i kvittojournalen. Om det finns någon avkastning från kunden registreras detsamma i försäljningsavkastningen och utsläppsdagboken.
Fördelar
Några av fördelarna är följande:
- Alla redovisningstransaktioner relaterade till liknande karaktär kommer att registreras i just den specialjournalen. Eftersom de registrerar alla transaktioner med relaterade transaktioner på en plats i en organiserad form, kommer detta att hjälpa revisorerna och bokförarna att hålla koll på alla olika affärsaktiviteter ordentligt.
- I stora företag hanteras i allmänhet var och en av specialtidskrifterna av separata personer, vilket gör personen specialiserad inom detta område, vilket ökar effektiviteten i arbetet och minskar risken för fel i bokföringen.
- Företag där sådana tidskrifter upprätthålls intern kontroll är bättre. Genom en sådan arbetsfördelning minskar arbetstagarens konflikt om deras ansvar och kvaliteten på arbetet ökar.
Nackdelar
Några av nackdelarna är följande:
- Om det inträffar fel under upprätthållandet och registreringen av transaktionerna i specialjournalen av den person som är ansvarig för samma, kan den visa fel saldon i den journal.
- Om företaget inte använder specialtidskrifterna, registreras alla transaktioner endast av den i den allmänna tidskriften. I ett senare skede skulle det bli svårt att se på transaktionernas specifika typ och karaktär.
- Eftersom separata personer kan hantera var och en av dessa tidskrifter måste företaget utse olika anställda och därigenom höja företagets anställda.
Viktiga punkter
De olika vitala punkterna är följande:
- De registrerar transaktioner av liknande karaktär under en journal och inkluderar inte den allmänna tidskriften.
- Det hjälper till att övervaka alla transaktioner under en period i en organiserad form. Det säkerställer att företaget vidtar nödvändiga åtgärder för alla dessa transaktioner.
- De företag där ett litet antal transaktioner är inblandade håller i allmänhet inte den särskilda journalen. Istället registrerar de endast hela transaktionen som sker i verksamheten i den allmänna journalen och sedan bokför dem till relaterade konton i huvudboken.
- I allmänhet upprätthåller företagen denna typ av journal endast för de typer av transaktioner som ofta förekommer i verksamheten eller som är repetitiva.
Slutsats
De registrerar företagets specifika transaktion genom att kategorisera dem i olika typer eller grupper. Detta system hjälper företaget att bibehålla transaktionernas noggrannhet och i den organiserade formen. Det kan också granskas av företaget senare. Om företaget inte använder denna journal, skulle alla transaktioner bara registreras av den i den allmänna tidskriften, och i ett senare skede skulle det bli svårt att se på de specifika typerna och arten av transaktionerna.
