Konsolidera data i Excel

Vad är konsolidera data i Excel?

När vi arbetar i Excel har vi massor av data tillgängliga i olika kalkylblad och om vi vill slå samman eller konsolidera data på ett enda kalkylblad har Excel en funktion för att göra det efter att alla kalkylblad som har data måste konsolideras, konsolidera-knappen är finns i avsnittet dataverktyg på fliken Data.

Om du inte känner till Consolidate-verktyget i Excel kommer den här artikeln att hjälpa dig att förstå dynamiken i Consolidate-verktyget i Excel.

Gemensamt när vi får data från olika människor får vi många kalkylblad att hantera. Att konsolidera allt är en härlig uppgift, särskilt för mellannivåer. I min tidiga del av en karriär fick jag data från ett brett spektrum av källor.

Till exempel användes jag för att få försäljningsdata från 4 olika zoner från zonhuvuden. Fyra olika zoner inkluderar fyra olika kalkylblad. I slutet av uppgifterna var jag tvungen att samla allt i ett kalkylblad och skapa en databas för analysändamål. Jag gjorde det manuellt på det traditionella sättet att kopiera och klistra in.

Men jag har tillbringat lite tid på att lära mig nya saker och konsolideringsverktyg är en av dem och det har hjälpt mig mycket att samla in data med minimala ansträngningar.

Hur konsoliderar jag data i Excel? (Steg för steg med exempel)

Du kan ladda ner denna konsolidera Excel-mall här - Konsolidera Excel-mall

Jag har försäljningsdata från fyra olika regioner i fyra olika kalkylblad.

Var och en innehåller samma format och samma antal rader och kolumner. Jag måste konsolidera alla ark till ett ark som heter Sammanfattning.

Jag har skapat samma mall som i de andra fyra arken.

  • Steg 1: När du har skapat ovanstående mall i arksammanfattningen väljer du cellen B2 där vi vill konsolidera alla de fyra olika regionerna.

  • Steg 2: Gå nu till Data> Konsolidera

  • Steg 3: När du har valt alternativet Konsolidera ser du fönstret nedan.

  • Steg 4: Detta är fönstret vi behöver för att göra det magiska. För det första ser vi rullgardinsmenyn Funktion från den här rullgardinsmenyn vi behöver för att välja vår typ av konsolidering. Här måste vi välja SUM-funktion i excel eftersom vi konsoliderar alla zonens försäljningsdata och skapar en sammanfattningsrapport. Så välj SUMMA under detta alternativ.
  • Steg 5: Nästa steg är att hänvisa till alla de fyra olika regionens ark. Klicka på referensrutan och gå till det första arket i hela zonens ark, dvs. söder. När du har valt intervallet klickar du på knappen Lägg till.

  • Steg 6: Efter att ha klickat på knappen Lägg till läggs referenserna till alla cellreferenser.

  • Steg 7: Skapa på samma sätt en excellänk för alla andra regioners ark. Slutligen kommer det att se ut så här.

  • Steg 8: Klicka nu på OK-knappen, dina konsoliderade data är redo utan några fel alls.

  • Steg 9: Nu har vi skapat en sammanfattande rapport, detta är inte en dynamisk rapport eftersom vi inte har skapat en länk till de andra tabellerna. Om det finns några ändringar är tabellerna desamma och vår rapport går fel i det här fallet. Vi måste länka tabellen till andra ark för att göra rapporten dynamisk.
  • Steg 10: Markera kryssrutan Skapa länkar till källdata i dialogrutan konsolidera . Klicka på OK.

Sedan slutför processen.

  • Steg 11: Nu har den skapat SUM-funktion. Det finns en plus (+) ikon på höger sida av kalkylbladet, klicka på plus (+) ikonen för att se uppdelningen.

Andra alternativ i konsolidera

  1. Funktion: Detta är en lista över alla tillgängliga funktioner i konsolideringsverktyget. Du kan använda SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN funktion i excel, etc.
  2. Referens: Det är här vi måste välja olika ark för att konsolidera data till ett ark.
  3. Bläddra: Detta är skönheten i konsolideringsalternativet. Det konsoliderar inte bara från samma arbetsbok utan kan också hämta data från andra arbetsböcker.
  4. Lägg till & ta bort: Här kan vi lägga till och ta bort alla referenser.
  5. Översta raden: Använd den översta raden som radrubriker
  6. Vänster kolumn: Använd vänster sida av data som kolumnrubriker.
  7. Skapa länkar till källdata: Detta kommer att göra rapporten dynamisk. Det konsoliderade alternativet skapar formeln för alla andra ark för att göra rapporten verklig dynamisk.

Saker att komma ihåg

  • Under konsolidera ska alternativområdena för alla kalkylblad vara desamma över kalkylblad.
  • Vi kan använda alla typer av funktioner i alternativet konsolidera.