Vad är journalinmatningsformat?
Journalpostformat är det standardformat som används i bokföring för att hålla reda på alla företagets affärstransaktioner och är huvudsakligen baserat på bokföring med dubbla bokföringssystem och säkerställer att debittsidan och kreditsidan alltid är lika. Standardformatet innehåller 5 kolumner - 1) Transaktionsdatum 2) Uppgifter om affärstransaktion 3) Folionummer 4) Debitering och 5) Kreditinmatning.
Låt oss diskutera var och en av kolumnerna i detalj -
Standardformat för journalföring i redovisning
Grundformatet för en journalpost i redovisningen visas enligt nedan:
Kolumn 1: Transaktionsdatum
Den första kolumnen i journalboken består av transaktionsdatumet. Transaktionsdagen avser det faktiska datum då transaktionen har uppstått och inte datumet för rapportering av transaktionen.
Kolumn 2: Journalpost
Den andra kolumnen är där vi registrerar affärstransaktionen genom att skicka en journalpost. Journaljournaler hänvisar till den systematiska registreringen av affärshändelser och transaktioner som ägde rum vid ett visst datum genom att tillämpa grundläggande regler för bokföring. Längst ner i journalposten publicerar vi en kort berättelse som beskriver transaktionen.
Antag till exempel att den 15 oktober 2019 köpte A Ltd möbler till ett värde av 1 000 US $ / - för affärsändamål. I det här fallet debiterar vi möbelkontot (debiterar vad som kommer in) och krediterar bankkontot (kredit vad som går ut) med 1 000 $ / -
Journalpostformatet i excel för denna transaktion kommer att vara följande:
Kolumn 3: Folio
Den tredje kolumnen kallas folionummer, vilket anger referensnumret som används för att identifiera den specifika posten i respektive storbokskonton. Detta referensnummer kan också vara numeriskt eller alfanumeriskt.
Kolumn 4: Debiteringsbelopp
Den fjärde kolumnen visar beloppet med vilket respektive konto debiteras i transaktionen.
För tillfället betalade ABC Inc. den 7 februari 2019 kontorshyran på 250,00 US $ och byggnadsförsäkringen 400,00 US $.
Eftersom kontorshyran och byggnadsförsäkringen är en kostnad för ABC Inc. kommer vi att debitera båda kontona (debitera alla kostnader och förluster), dvs. hyra konto med 250,00 US $ och försäkringskonto med 400,00 US $ och kreditera bankkontot med USD 650,00 (kreditera vad som går ut) som:
Formatet i Excel för denna transaktion kommer att vara som följer:
Nu, med hjälp av den fjärde kolumnen, kan vi tydligt skilja på vilket konto som påverkas av hur mycket pengar.
Kolumn 5: Kreditbelopp
Precis som i kolumn 4, som visar beloppet med vilket konto debiteras, representerar kolumn 5 det belopp med vilket respektive konto krediteras.
Fortsatt ovanstående exempel visar betalningen av hyran och försäkringskostnaderna ett utflöde av pengar från verksamheten. Således krediterade vi bankkontot totalt 650,00 US $
Exempel
Låt oss säga den 15 oktober 2019 sålde ABC Inc. 200 enheter @ 10 US $ / enhet till Mr. John på kredit.
För att registrera transaktionen anger vi transaktionsdatumet, som är 15 oktober 2019, i den första kolumnen.
I den andra kolumnen skickar vi transaktionens bokföringsdagbok, dvs. vi krediterar försäljningskontot (krediterar alla intäkter och vinster), och eftersom John har fått varorna på kredit och kommer att göra betalningen framtid är han gäldenären till ABC Inc. Enligt regeln om ett personligt konto kommer vi att debitera hans konto med försäljningsvärdet (debitera mottagaren).
Journalpostformatet i excel för denna transaktion kommer att vara följande:
Viktiga punkter att notera om journalinmatningsformat
- Journalpost ska endast registreras med transaktionsdatumet.
- Tänk på den grundläggande redovisningsprincipen för att identifiera de relevanta huvudkonton som påverkas av affärstransaktionen.
- När du har identifierat relevanta kontokonton för att registrera journalbokningen, var uppmärksam på tre gyllene regler för bokföring för att bestämma vilket kontokonto som ska debiteras och vilket som ska krediteras.
- Se till att summan av skuldbeloppet och kreditbeloppet alltid är lika för varje transaktion.
- Transaktionsbeloppet bör anges i rapporteringsvalutan. Rapporteringsvaluta avser den inhemska valutan i det land där företagets säte är beläget. Om företaget gör affärer i flera länder bör transaktioner som görs i utländsk valuta först konverteras till rapporteringsvaluta och sedan registreras till journal.
