Märkblad i Excel

Markeringsformat i Excel

Varje organisation nuförtiden, oavsett om det är något multinationellt företag, småföretagare, skola eller högskola, etc., använder MS Excel för att behålla sina data och analysera data för att fatta beslut. I skolor finns det mer än 1000 elever i olika standarder och divisioner. Det är svårt att behålla deras data manuellt i register. Det är därför skolans ledning använder MS Excel för att underhålla data om studenter. I excelmarkeringsbladet måste vi manipulera elevernas betyg på olika sätt för att utvärdera deras prestationer och ge resultatet.

Hur gör jag märkblad i Excel-format?

Låt oss förstå hur man skapar märkblad i Excel.

Du kan ladda ner denna Excel-mall för Marksheet här - Excel-mall för Marksheet

Antag att vi har följande data för poängpoäng i olika ämnen av 120 studenter.

Vi vill hitta de totala poängen, ett genomsnitt av betyg (detta kommer också att hjälpa oss att ge eleverna betyg) och resultera i att oavsett om studenten är godkänd eller inte godkänd.

# 1 - SUM-funktion

För att ta reda på summan kommer vi att använda SUM

Syntaksen för SUM i excel är som följer:

Denna funktion tar 255 nummer på detta sätt att lägga till. Men vi kan också ge intervallet för mer än 255 nummer också som ett argument för funktionen, för att summera.

Det finns olika metoder för att specificera siffror enligt följande:

# 1 - Kommametod

Totalt blir -

I den här metoden använder vi komma för att specificera och separera argumenten. Vi har angett eller valt olika celler med komma.

# 2 - Kolonmetod (Skiftmetod)

I den här metoden har vi använt 'Skift' -tangenten efter att ha valt den första cellen (E3) och sedan använt högerpiltangenten för att välja celler till I3. Vi kan välja kontinuerliga celler eller ange intervallet med kolon manuellt.

Totalt blir -

Efter att ha skrivit in formeln för den första eleven kan vi kopiera ner formeln med Ctrl + D som genvägstangent efter att ha valt intervallet med den första cellen högst upp så att denna formel kan kopieras ner.

Tillämpa ovanstående formel på alla återstående celler. Vi får följande resultat.

# 2 - MEDELFUNKTION

För att beräkna medelvärden kommer vi att använda AVERAGE-funktionen . Syntaksen för AVERAGE-funktionen är densamma som SUM-funktionen .

Den här funktionen returnerar genomsnittet av sina argument.

Vi kan skicka argument till denna funktion på samma sätt som vi skicka argument till SUM-funktionen.

För att utvärdera genomsnittet i excelmarkeringsbladet använder vi AVERAGE-funktionen på följande sätt. Vi väljer poäng som ges av en student i alla 5 ämnena.

Genomsnittet blir -

Vi kommer att använda Ctrl + D för att kopiera ner funktionen.

Tillämpa ovanstående formel på alla återstående celler. Vi får följande resultat.

Som vi kan se att vi har värden i decimal för medelvärden som inte ser bra ut. Nu ska vi använda funktionen RUND för att avrunda värdena till närmaste heltal.

# 3 - RUND-funktion

Denna funktion används för att avrunda värdena till det angivna antalet siffror.

Syntaxen för funktionen RUND i Excel är som följer:

Argument Förklaring
  • Antal: För detta argument måste vi ange det nummer som vi vill avrunda. Vi kan hänvisa till cellen som innehåller ett nummer eller ange själva numret.
  • Num_digits: I detta argument anger vi antalet siffror som vi vill ha efter punkten i numret. Om vi ​​vill ha ett helt heltal anger vi 0.

Låt oss använda den här funktionen i Excel-märkbladet. Vi kommer att avsluta AVERAGE-funktionen med ROUND-funktionen för att avrunda numret som returneras av AVERAGE-funktionen .

Vi har använt funktionen MEDEL för antal argument och 0 för num_digits .

Efter att ha tryckt på Enter kommer vi att få önskat resultat, dvs. nummer utan decimal.

Genomsnittet blir -

Tillämpa ovanstående formel på alla återstående celler. Vi får följande resultat.

# 4 - IF-funktion

För att ta reda på betyget har vi följande kriterier.

  • Om eleven har fått genomsnittliga poäng som är större än eller lika med 90 får studenten betyg S
  • Om eleven har fått medelvärden som är större än eller lika med 80 får studenten betyg A +
  • Om studenten har fått medelvärden som är högre än eller lika med 70 får studenten betyg A
  • Om eleven har fått medelvärden som är högre än eller lika med 60, får studenten betyg B +
  • Om eleven har fått genomsnittliga poäng som är större än eller lika med 35 får studenten betyg B
  • Om studenten har fått genomsnittliga poäng mindre än 35 får studenten betyg F.

För att tillämpa dessa kriterier kommer vi att använda IF-funktionen i excel flera gånger. Detta kallas NESTED IF i excel också  eftersom vi kommer att använda IF-funktionen för att ge ett argument till själva IF-funktionen .

Vi har använt följande formel för att utvärdera betyg i excel-markblad.

Låt oss förstå logiken som tillämpas i formeln.

Som vi kan se att för 'logical_test' som är kriteriet, har vi gett referens till K3-celler som innehåller AVERAGE of marks och har använt logiska operatorer som är 'Greater Than' och 'Equal To' och sedan jämfört värdet med 90.

Det betyder att om medelvärdena som ges av studenten är större än eller lika med 90, skriv då det värde som vi kommer att specificera i argumentet ' värde_om_sant' och om detta kriterium inte uppfylls av medelvärdena, vad ska då skrivas i cellen som 'Betyg' , som vi kommer att specificera för 'value_if_false' argument.

För argumentet 'value_if_true' kommer vi att specificera text (Betyg) inom dubbla citattecken, dvs "S" .

För argumentet 'value_if_false' kommer vi igen att skriva IF-funktionen eftersom vi har många fler kriterier och motsvarande betyg att tilldela om detta kriterium inte är uppfyllt.

Nu har vi börjat skriva IF-funktionen igen för argumentet 'value_if_false' och specificerat kriterierna för att jämföra medelvärden med 80 den här gången.

Resultatet blir -

Om medelvärdena är större än eller lika med 70 men mindre än 80 (första IF-funktionskriterierna) får studenten A- betyg.

På detta sätt kommer vi att använda IF-funktionen i samma formel fem gånger, eftersom vi har 6 kriterier.

Se till att när vi har öppnat fästen för, om funktionen 5 gånger, måste vi stänga alla fästen.

# 5 - COUNTIF

För att ta reda på resultatet, oavsett om en student är “GÅNG” eller ”MISSLAGEN”, måste vi tillämpa följande kriterier.

  • Om studenten har fått mer än 200 som totalt betyg och fått mer än 33 i alla ämnen, är studenten GÅNG.
  • Om en student har fått färre än 33 på 1 eller 2 ämnen och de totala poängen är större än 200, har studenten fått ER (Essential Repeat).
  • Om studenten har fått mindre än 33 i fler än 2 ämnen eller mindre än eller lika med 200 som totala poäng, misslyckas studenten.

Eftersom vi behöver utvärdera ett antal ämnen där eleven har fått färre än 33, måste vi använda COUNTIF-funktionen som räknar siffror baserat på det angivna kriteriet.

Syntaxen för COUNTIF-funktionen är som följer:

Argument
  • Område: Här måste vi hänvisa till cellerna som innehåller ett tal att jämföra kriteriet med.
  • Kriterier: För att specificera kriteriet kan vi använda logiska operatorer så att endast de siffror räknas som uppfyller kriteriet.

OCH-funktion

Syntaxen för AND-funktionen excel är som följer:

I AND-funktionen anger vi kriterierna. Om alla kriterier är uppfyllda kommer bara SANT. Vi kan ange upp till 255 kriterier.

Formeln som vi har tillämpat är som följer:

Som detta kan ses har vi använt AND-funktionen inuti IF-funktionen för att ge flera kriterier och COUNTIF-funktionen inuti AND-funktionen för att räkna antalet ämnen där eleven har fått mer än eller lika med 33.

Resultatet blir -

Tillämpa ovanstående formel på alla återstående celler. Vi får följande resultat.

Saker att komma ihåg om Marksheet i Excel

  • Se till att stänga fästena för IF-funktionen.
  • När du anger vilken text som helst i funktionen, använd dubbla citattecken (”“) som vi har använt när vi skrev ”Godkänd”, “Misslyckades”, “ER” etc.