Budgetering

Vad är budgetering?

Med budgetering avses den process som används av företagen där den detaljerade prognosen för intäkterna och företagets kostnader för den framtida specifika tidsperioden görs med beaktande av de olika interna såväl som externa faktorer som rådde vid den tiden.

Budgeten är planen som avser att räkna ut en organisations förväntade intäkter och kostnader för en framtida period. Med andra ord, för företag är enhetsbudgetering processen att upprätta en detaljerad redovisning av ekonomiska resultat som beräknas för en viss period. Det är att uppskatta framtiden samtidigt som man tar ledningsinsatserna med tanke på interna och externa faktorer i organisationen.

I varje organisation spelar ekonomiavdelningen en viktig roll vid beredningen av budgeten i samråd med högre ledning. Det är ett dokument som hänvisas till organisationens hälsokontroll under den budgeterade perioden.

Budgeten är beredd att utföra olika funktioner som att planera aktiviteter, utveckla projekt, testa och genomföra program etc. Det finns många sådana funktioner för vilka en enhet förbereder den. Detta kan öka chanserna att få vinst inom den givna miljön och hjälpa beslutsprocessen för ledningen.

Dock kan tillvägagångssätten delas in i två huvudpunkter enligt nedan;

Top-down-metod för budgetering

I top-down-metoden förbereder toppledningen budgeten enligt organisationens mål och skickar den till cheferna för implementeringar. Förslaget och insatserna kan ha tagits från cheferna innan det förbereds, men hänsyn till deras förslag för sådan förberedelse handlar enbart om ledningens vanhelg.

Top-down-budgetering börjar med en uppskattning av kostnaderna på en högre nivå. Hela budgeten är uppdelad i uppgifter på första nivån och sedan under nivån och sedan under nivån.

  • Ledning från tidigare trender och erfarenheter uppskattar kostnaden och intäkterna med hänsyn till interna såväl som externa influenser, såsom en ökning / minskning av lönekostnaden, landets ekonomiska tillstånd etc.
  • Erfarenhet och nuvarande marknadsförhållanden är avgörande för budgetförberedelsen. Ledningen förväntas känna till marknadens aktuella angelägenheter såväl som organisationens historia.
  • Ledningen kan ta insatser från cheferna vid den första förberedelsen. Detta kommer att hjälpa ledningen att erkänna känslorna hos den lägre personalen och förväntningar på organisationsnivå.
  • Ledningen ska överväga marginalpress, makroekonomiska faktorer såsom en förändring av skattelagstiftningen, samt interna faktorer som resursallokering.
  • Ledningen kan också ta en titt över sina kamrater och deras budgetar och lönsamhet för att jämföra samma med organisationen. Detta hjälper till att sätta mål för organisationen och öka marginalen eller lönsamheten och överträffa marknaden. Jämförelsen med kollegorna kan vara på omsättningsnivå, kostnadsnivå eller total lönsamhetsnivå. Denna övning hjälper ledningen att ta reda på orsakerna till klyftan mellan organisationerna.
  • Ledningen publicerar sin slutförande av budgeten igen kan lägga den till chefens insatser. Ledningen kan överväga insatserna från cheferna och slutföra samma.
  • Efter slutförandet ska ledningen distribuera resurserna enligt det mål som fastställs i budgeten och, om det behövs, ska antydas till varje mindre affärsenhet / avdelning.

Fördelar

  1. Det kommer att ha ett övergripande företags funktionellt tillvägagångssätt snarare än ett divisionellt tillvägagångssätt, eftersom ledningens oro kommer att vara organisationens totala tillväxt.
  2. Det kommer att finnas i de erfarna händerna, och ledningen kan vid behov ta hjälp av en utomstående.
  3. Det kommer att vara snabbt och interdepartementala frågor ska ignoreras.
  4. Det kommer att vara aggressivt mot organisationens tillväxt.

Nackdel

  1. Chefer / lägre ledning kommer att vara motiverade eftersom de inte har äganderätt till budgeten och tenderar att känna att ledningen har satt praktiskt taget omöjliga mål.
  2. Toppledningen kanske inte har nära information om organisationen, och det kan påverka dess budget.
  3. Interdepartementell kommunikation kommer att slå en bit eftersom de inte har någon aning om hur ledningen sätter mål för var och en av dem.
  4. Ledningens betydande tid kommer att gå in i detta och kan förlora från strategins väg.
  5. Det fruktas så mindre korrekt som ledningen på högsta nivån inte kan ha tanken på enhetsvisa utgifter.

Exempel

ABC Limited förbereder sin budget genom Top-down Approach. Ledningen, för att öka organisationens totala lönsamhet, sätter ett mål för säljteamet att sälja 12000 enheter till ett lägre pris för året. Produktionsenheten kan dock inte producera 12000 enheter på ett år, och detta kan leda till en daglig kollision mellan försäljning och produktion. Om ledningen också hade tagit insatser från produktionsenheten skulle denna situation inte ha uppstått. Å andra sidan har säljteamet, om det har uppnått målet, förväntat sig en höjning eller incitament för sin orderbok trots att densamma inte levererades på grund av lägre produktion. Ledningen kan behöva bära denna kostnad utan tillägg i översta raden.

Ta en titt på den här kursen om finansiell modellering, där du lär dig allt om projicering av resultaträkningar, balansräkningar och kassaflöden tillsammans med dess viktigaste affärer, intäkter och kostnadsdrivare.

Bottom-up-metod för budgetering

I nedifrån och upp-tillvägagångssättet ska cheferna utarbeta avdelningsvis / affärsenhetsvis budget enligt informationen och tidigare erfarenheter och presentera samma för ledningen för deras insatser och godkännande.

Nedifrån och upp-metoden börjar med att identifiera de olika operationer och uppgifter som utförs av organisationen. Varje enhet i organisationen ska avslöja de resurser och medel som krävs av dem i sina budgetar. Finansavdelningen konsoliderar sedan finansieringsbehovet för hela organisationen och HR-avdelningen ska konsolidera de resurser som behövs. Den sammanlagda budgeten ska läggas på ledningen för godkännande.

  • Chefer från sina tidigare erfarenheter och deras engagemang i den dagliga verksamheten ska utarbeta en budget för den kommande perioden. Ledningen har bett dem att ställa in sina mål för intäkter och kostnader.
  • Chefer förväntas ta hänsyn till marknadsförhållanden och marginalpress och hjälpa dem att göra det mer realistiskt.
  • Chefer förväntas gå utöver den interna miljön och överväga de externa påverkarna också.
  • Chefer lägger sedan budgeten till ledningen för granskning och godkännande. Den ska ha en förklaring för varje post, och om det finns en signifikant avvikelse från budgeten från föregående period, bör den markeras för ledningen med förklaringen.
  • Lägg upp gransknings- och frågorupplösningen, den ska slutföras och implementeras i varje affärsenhet.

Fördelar

  1. Cheferna ska motiveras eftersom äganderätten till budgeten ligger i deras händer.
  2. Det kommer att bli mer realistiskt eftersom chefer kommer att ha en bättre kunskap om organisationens verksamhet.
  3. Chefer kommer att vara mer engagerade i organisationen och de mål som de sätter, eftersom de är ägare till samma.
  4. Ledande befattningshavare behöver nu bara koncentrera sig på den övergripande affärsstrategin snarare än en affärsenhetsvis.
  5. Det kan vara ganska exakt för den enskilda uppgiften, vilket leder till total noggrannhet över den totala budgeten.

Nackdel

  1. Budgeten är kanske inte i nivå med organisationens övergripande mål eftersom den har utarbetats av cheferna på affärsenhetsnivå.
  2. Det kan vara långsamt och tvister mellan avdelningarna kan uppstå.
  3. Ledningen kan tappa kontrollen över organisationens prognoser.
  4. Chefer kan sätta mål som är lätta att uppnå för att minska trycket från dem.

Exempel

Till ett lägre pris budgeterade säljteamet försäljning på 20000 enheter, och samma enheter budgeterades av produktionen också med ytterligare incitament till alla arbetare @ $ 1. Så småningom nådde säljteamet målet till ett lägre pris och produktionsteamet också. Ändå kommer organisationens övergripande lönsamhet att slå ett slag som ett incitament som ges till produktionen, såväl som ett säljteam, kommer att täcka kostnaden. Så organisationens allmänna mål att maximera vinsten räcker inte även om försäljningen och produktionen ökar.

Typer av budget

Tillvägagångssättet mot budget beror på organisationens fas. En ny start kommer att ha inkrementell eller Zero Base-budgetering, medan ett moget företag kan ha Kaizen eller Base Budgeting. Låt oss diskutera de fem bästa budgettyperna -

# 1 - Inkrementell budgetering

Denna typ av budgetering kallas också som den traditionella metoden, varigenom den förbereds genom att ta den aktuella periodens budget som riktmärke, där inkrementella belopp läggs till för den nya perioden.

I inkrementell budgetering börjar siffrorna för varje utgift och inkomst med föregående års faktiska siffror och justerat för inflation, total marknadstillväxt och andra faktorer som ledningen anser lämpligt. I en organisation är till exempel den totala lönen som betalas till anställda under ett visst år 500 000 dollar. När den är förberedd för nästa år, ska ledningen att de behöver ytterligare fem nya anställda som kommer att få betalt 30 000 dollar vardera och också en ökning med 10% till befintliga anställda. Därför skulle budgeten för lön vara Rs. 700 000 $ (500 000 $ + 10% höjning till befintliga anställda + (30 000 $ * 5 nya anställda).

# 2 - Nollbaserad budgetering (ZBB)

I ZBB återställs alla siffror till noll och får en ny tanke på alla budgetposter. De nya numren för varje artikel ska motiveras med korrekt resonemang och ska inte vara ad hoc-siffror.

Denna typ av budgetering hjälper ledningen att undvika traditionella utgifter som inte längre behövs. Eftersom basen är noll kan ledningen ge en ny tanke på varje kostnadspost och ompröva kravet eller eventuell kostnadsbesparing.

# 3 - Basbudgettering (BB)

Denna typ av budget förberedd för att veta hur mycket utgifter kommer att finnas där bara för att överleva (fortsatt drift). Eventuella ökade utgifter utöver den nivån ska dock motiveras av kostnad i förhållande till samma fördel.

Det har vanligtvis förberetts i företag som stöter på en cash crunch. För att sänka kostnaderna kan ledningen bara göra en budget för att överleva, och alla utgifter utöver ska avskäras. Till exempel - hyra, el och primär personal är väsentliga för att driva företaget, men utbildning, picknick och festkostnader krävs inte för företagets överlevnad.

# 4 - Aktivitetsbaserad budgetering (ABB)

Denna typ av budget upprättas med avsikt att identifiera de verksamheter som genererar kostnader för verksamheten och hur kan nämnda kostnad reduceras från nuvarande nivå. Denna typ av budgetering används mest i en mogen organisation.

Aktivitetsbaserad budgetering är en utökad övning för att hitta våra kostnader för varje aktivitet i en stor organisation och bedöma värdetillägget för densamma. Denna övning inkluderar också ett alternativt förfarande för att utföra samma aktivitet eller nå samma mål samtidigt som kostnaden minskas. I nästan alla organisationer, direkt eller indirekt, förbereds och genomförs denna budgetering. Det beror dock på ledningens fokus att förstora den eller minska den till en viss nivå.

# 5 - Kaizen Budgeting

”Kaizen” betyder kontinuerlig förbättring, och denna typ av budget är utformad för kostnadsförbättringar och maximering av intäkter.

Kaizen är ett japanskt ord som betyder kontinuerlig förbättring av arbetssätt, personlig effektivitet etc. Kaizen-budgetering handlar om innovativa metoder för att förbättra organisationens effektivitet att leverera. Kaizen-budgetering använder mestadels av ledande organisationer, som har en långsiktig strategi och kortsiktigt kassaflöde är inte en stor sak för dem.