Spara automatiskt i Excel

Autosave-funktion i Excel

Autosave in excel är en funktion / anläggning som används för att automatiskt spara ändringar eller framsteg i arbetet. Detta hjälper oss att minska risken för dataförlust i händelse av någon kraschsituation i systemet. Vi hittar den här funktionen på fliken Alternativ under spara avsnittet, om vi anger tiden som 5 minuter excel kommer våra arbetsböcker automatiskt att sparas var femte minut.

Hur aktiverar jag AutoSave i Excel? (Steg för steg)

Vanligtvis är Autosave aktiverat i Excel som standard. Låt oss se hur du aktiverar Autosave-alternativ i Excel.

  • Steg -1: Gå till menyn "Arkiv". Klicka på "Alternativ"

  • Steg -2: Excel-alternativ kommer att dyka upp med många alternativ att hantera enligt vår nödvändighet. Klicka på alternativet "Spara" - det här tar oss att anpassa de arbetsböcker som sparas.

  • Steg 3 - Från det här fönstret kan vi se "Spara AutoRecover-information varje __-minut" är aktiverad. Det är här vi meddelar excel för att spara arbetsboken för varje minut (n kan vara vilket nummer som representerar antalet minuter i tiden). Som standard tar det 10 minuter att utföra AutoRecover, men vi kan ändra den här tiden enligt våra krav, t.ex. 1,2,3 minuter och så vidare.

  • Steg 4 - Om du aktiverar det och inte kunde spara kommer det att sparas i den här sökvägen " C: \ Användare \ aa \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \" (den här sökvägen varierar för alla när de kommer tillbaka

    excel autosave plats kommer att vara annorlunda. Jag ber alla att söka efter den här autospara platsen i Excel-alternativ - Spara.

Vi kan också ändra mappen för att spara säkerhetskopiorna genom att ange en annan sökväg till “AutoRecover file location”.

  • Steg 5 - Vi kan välja ett visst format när vi sparar våra arbetsböcker automatiskt genom att välja format från listan över tillgängliga Excel-format.

Som standard skulle formatet vara "Excel-arbetsbok (* xlsx)." eftersom detta användes av de flesta användare. Och se också till att vi aktiverar ”Behåll den senaste automatiskt sparade Excel-versionen om jag stänger utan att spara”.

  • Steg 6 - Vi kan också undvika att spara arbetsböckerna i en enhet genom att aktivera "Spara till dator som standard" enligt följande:

Hittills hade vi lärt oss hur man aktiverar autosave i Excel, tid att utföra uppgiften regelbundet och många andra funktioner som vi har.

Hur återställer du den automatiskt sparade filen?

Låt oss nu se hur du återställer filen som har sparats automatiskt. Eftersom du kan observera filvägen som vi hade angett i ”AutoRecover file location”, kopiera sökvägen.

Steg 1 - Öppna nu Microsoft Explorer, överst i fältet ska vi klistra in den sökväg som vi kopierade från "AutoRecover-filplatsen" och tryck sedan på RETUR.

  • Steg 2 - Ett fönster med filer och mappar som återställs automatiskt visas. Från det här fönstret kan vi klicka på filen som vi vill återställa och sedan kan du behålla ändringarna och spara arbetsboken med ett nytt namn. När du har angett sökvägen kommer fönstret nedan att dyka upp.

Härifrån kan vi återställa de filer som inte sparas och vårt arbete och vår tid går inte förgäves genom att aktivera autosparen i Excel.

Så här aktiverar du Autosave by Visual Basic Application (VBA)

Låt oss se hur kod med hjälp av Excel Macro hjälper oss att utföra automatisk spara i Excel-arbetsbok.

  • Steg 1 - Öppna “Visual Basic Editor” från fliken Utvecklare i din excel enligt nedan.

  • Steg 2- Som när vi klickar på "Visual Basic" kan vi visualisera en VBA-redigerare som dyker upp. Det här där vi måste skriva kod för att utföra autospara-operationen.

  • Steg 3 - Här ska vi inte skapa någon modul för vår operation att utföra eftersom det här är en "händelse" där vi ska skriva ett makro. En händelse är ungefär som om vi öppnar en arbetsbok så kommer den att betraktas som en händelse, på samma sätt, om vi gjorde ändringar i arbetsboken är det också en händelse. Att stänga arbetsboken är också en händelse och så vidare.
  • Steg 4 - För autosparoperationen antar vi att "stänga arbetsboken" som en händelse. Öppna “ThisWorkbook” som finns på vår vänstra sida och börja skriva ett makro.

  • Steg 5 - När vi öppnar "Denna arbetsbok" kan vi se "Allmänt" och ändra den till "Arbetsbok" enligt följande.

  • Steg 6 - Som när vi byter till en arbetsbok, ger det en möjlighet att skriva ett makro i en händelse "Workbook_Open ()". Det finns en lista med deklarationer som vi kan använda för att skapa en händelse på vår högra sida. Här ska vi utföra en uppgift för autosave i excel så vi måste ändra händelsen till "Beforclose".

  • Steg 7 - Välj “BeforeClose” och börja skriva koden för autospara i Excel.

  • Steg 8 - "ThisWorkbook.Save" sparar arbetsboken automatiskt och sparar den som en makroaktiverad arbetsbok för att köra koden enligt nedan:

  • Steg 9 - Spara den här arbetsboken som makroaktiverad och stäng arbetsboken. Då kan vi observera att skärmvarning som frågar om spara eller inte spara inte kommer att dyka upp men någon annan varningsvarning kommer att dyka ut som är nedan:

Steg 10 - När du klickar på Ok sparas arbetsboken med ändringar automatiskt. Vi kan också inaktivera den här varningen genom att använda någon kod i VBA som sparar en arbetsbok automatiskt på ett enkelt sätt.

Låt oss se hur det fungerar:

Dessa varningsmeddelanden kommer genom en applikation så vi tar “Application.DisplayAlerts = False”. Det betyder att någon form av displayvarning inte kommer att dyka upp när den här raden ingår i koden. Men det är också viktigt att inkludera en rad av "Application.DisplayAlerts = True" eftersom det hjälper när något viktigt display varning för att dyka upp.

Försök nu att göra ändringar och stänga arbetsboken, vi kan observera att ingen av displayvarningarna dyker upp men ändringar sparas. Den här åtgärden hjälper oss att spara vårt arbete även om vi oväntat stänger arbetsboken utan att spara den.

Saker att komma ihåg

  • Autosave i Excel är en fantastisk funktion som sparar tid och data genom att spara den regelbundet.
  • När vi väl har aktiverat autosparen i Excel kan vi inte stänga utan att spara vilket kan vilseleda, men vi vill inte spara informationen faktiskt.
  • Den övervakar alltid användarens arbete och uppdaterar innehållsförändringarna för att dela punkt eller en enhet.
  • Det gör det också möjligt för flera personer att redigera dokumentet samtidigt.