System för redovisning (definition, exempel)

Vad är bokföringsinformationssystemet?

Accounting Information System hänvisar till den datorbaserade metoden som används av företagen för att samla in, lagra och bearbeta redovisningen och den finansiella informationen som används av företagets interna användare för att kunna rapportera om olika uppgifter till intressenterna i företaget som borgenärer, investerare, skattemyndigheter etc.

Med enkla ord är det ett system att samla in och lagra all information relaterad till finansiella transaktioner och händelser på ett sådant sätt att de kan hämtas för beslutsfattande av den interna ledningen, konton, CFO, revisorer etc. AIS kan vara en mycket enkel bokföring till olika bokförings-, kostnadsberäknings-, finansiella rapporter som resultaträkning, balansräkning etc.

Komponenter i AIS (Accounting Information System)

# 1 - Person (intressenter)

Start och slut på alla redovisningsaspekter. Det finns en intressent som matar in information i systemet, samlar in, analyserar, rapporterar etc., och det finns en annan person (intressent) som behöver information. Till exempel registrerar en revisor olika finansiella data och presenterar dem för användning av flera intressenter som en ägare, aktieägare, borgenärer, myndigheter etc.

# 2 - Data

Vad registrerar och rapporterar AIS nu? Det handlar om olika redovisningstransaktioner, händelser och andra monetära poster. AIS registrerar inte någon information som inte har någon monetär bas. Data kan vara allt som försäljningsbok, kundkonto, leverantörsbok, finansiella rapporter som P&L och balansräkning, kassaflödesanalys etc.

# 3 - Upprättade procedurer

För att utföra olika funktioner, som anges i definitionen, följer AIS fördefinierade steg, procedurer. För att säkerställa enhetlighet är detta ett av de mest grundläggande behoven hos ett AIS. AIS kan utföra en åtgärd antingen med manuell intervention eller automatiskt. Denna åtgärd måste instrueras till den person som behandlar data eller kodas i systemet vid automatiska system.

# 4 - Programvara (ERP)

En programvara eller, i bredare termer, ERP är ett datorbaserat program som utför de angivna funktionerna. ERP kan beskrivas som ett databasprogramvarupaket som stöder affärsprocesser och operationer, inklusive tillverkning, marknadsföring, ekonomi, mänskliga resurser etc. Det utgör en av huvudkomponenterna i Accounting Information System (AIS).

# 5 - Infrastruktur för informationssystem

Enkelt uttryckt kan IT-infrastruktur sägas vara ett konsortium av olika IT- och IS-hårdvara, verktyg, tillbehör. Exempel, datorer, skrivare, skannrar etc.

# 6 - Intern kontroll

Intern kontroll är det grundläggande behovet för varje affärsorganisation. Dessa är verktyg, kontroller, förfaranden, system som antagits av en organisation för att säkerställa integriteten i finansiell information, förebyggande av bedrägerier, fel, skydd av tillgångar etc.

Fallstudie baserat på exempel på AIS

Case - Martin Inc., ägare av den välkända stormarknadskedjan i London, använde den konventionella metoden för att registrera transaktioner på papper, nu med tanke på att växa verksamheten vill veta detaljerna om kunder, leverantörer, intjänade vinster, uppskattat vinsttjänstkapacitet, detaljer om rörelsekapital som bedrivs i sin verksamhet men inte kan förutsäga detsamma på grund av manuellbaserad redovisningspraxis.
Problem - Ägaren är inte i stånd att förstå sin verksamhet, dvs alla ovan nämnda krav.
Lösning - Om det hade varit AIS i bruk, skulle Martin Inc. enkelt ha tagit ut uppgifter om kunder, leverantörer, intjänade vinster, rörelsekapital som bedriver verksamhet osv. Inte bara tidigare siffror utan AIS har också förmågan att förutsäga framtiden vinsttrender, kassaflöden och andra positioner.

Fördelar med bokföringssystem

# 1 - Kostnadseffektivitet - I en tid med digitalisering och artificiell intelligens går varje organisation mot kostnadsbesparingar med hjälp av artificiell intelligens. AIS har bidragit till att minska manuella insatser och kan utföra samma operation mer kostnadseffektivt.
# 2 - Tidseffektivitet - AIS har hjälpt företagsorganisationer att minska tiden som krävs för registrering, klassificering, rapportering av finansiell information. En stor kvantitet manuellt arbete kan slutföras av AIS med mycket mindre ansträngningar och tid.
# 3 - Enkel åtkomst (bärbarhet) - Data som lagras i AIS kan hämtas via ett informationssystem anslutet till internet var som helst och när som helst. Där manuellt förberedda kontoböcker inte kan bäras enkelt kan AIS-data göras.
# 4 - Noggrannhet - Med inblandning av AIS ökar tillförlitligheten hos data. Som vi hade diskuterat tidigare i den här artikeln att ett AIS följer en fördefinierad uppsättning instruktioner. Därför är risken för felbenägen information mindre, och därför har AIS en extra fördel med exakta data.

Nackdelar

# 1 - Initiala kostnader för avbetalning och utbildning - Även om vi diskuterade att ett AIS är kostnadseffektivt, kan det hända att samma sak inte är korrekt när det gäller småföretag. Kostnaden för den första installationen kan vara hög och kanske inte generera värde för organisationen.
# 2 - Manuell intervention - Även om vi diskuterade att AIS minskar manuellt ingrepp kan detsamma inte elimineras. AIS behöver manuellt ingripa vid en viss tidpunkt, vilket kan leda till ineffektivitet i systemet.
# 3 - Fel kan inte elimineras helt - Vi diskuterade, AIS minskar risken för fel, men det finns risk för felkodning i programvara, vilket kan leda till felbenägna resultat. Manuell intervention finns fortfarande här, vilket också kan generera ett fel.
# 4 - Konfidentialitet - Även om vi diskuterade portabilitet av AIS-data kan detsamma också vara katastrofalt för en organisation Om sådan information hackas, dvs stulen. En inkräktare kan ändra informationen, eller så kan han lämna ut känslig finansiell information.
# 5 - Virusattack - Alla data som lagras på IS kan infekteras med ett virus som kan leda till störningar, modifiering av finansiell information som lagras i AIS.

Begränsningar

Kostnad: Vi har redan diskuterat kostnaden för AIS som en nackdel.
Utbildning: Det finns ett behov av att utbilda användare att mata, hämta eller använda AIS på önskat sätt. Om den berörda personen inte blir väl utbildad kan det leda till felaktig dataförberedelse och presentation. Det finns också frekventa överföringar, kampanjer, avgångar, pensionering i en stor organisation. I alla dessa fall finns det ett regelbundet behov av utbildning för ersättare.
Föråldring : Under digitaliseringens tid förändras tekniken i snabb takt. Det tar väldigt få ögonblick för tekniken att bli föråldrad. Detta skapar behov för att en organisation ska kunna anta ändringarna tidigast. Annars kan det leda till felbenägna data.

Förändring i AIS (Accounting Information System)

Under en tid med snabbt föränderlig teknik och anpassning av tekniska framsteg inträffar betydande förändringar i AIS. De senaste ändringarna inkluderar cloud computing, cloud accounting, realtidsredovisning eller mobil bokföring.

Detta har gjort bokföring mycket enklare och bekvämare jämfört med gamla sätt att redovisa. Framsteg har nått en nivå som inte bara registrerar, klassificerar, analyserar och rapporterar siffror utan också förutsäger framtida trender, vilket kan hjälpa till att möta en faktisk situation med mycket beredskap.

Slutsats

Accounting Information System (AIS) kan beskrivas som en välsignelse för alla organisationer eftersom vi studerade både fördelar och nackdelar, begränsningar av AIS. Sammantaget är det dock mycket fördelaktigt för en organisation att migrera från manuell redovisning till AIS-baserad redovisning. För att övervinna olika nackdelar, begränsningar av AIS, finns det programvara som skyddar organisationens AIS från virus, hackare och andra attacker.

Artificial Intelligence, en utökad version av Accounting Information System (AIS) har redan börjat minska manuellt ingripande och kommer att växa i en rasande takt snart.