Budgetkontroll Betydelse
Budgetkontroll är känd som att skapa en viss budget av ledningen för att känna till variationen mellan företagets faktiska resultat och budgeterade resultat och det hjälper också chefer att använda dessa budgetar för att övervaka och kontrollera olika kostnader inom den specifika redovisningsperioden.
Det är en process för att planera och kontrollera alla organisationens funktioner genom jämförelse och analys av budgeterade siffror till faktiska resultat. Genom att jämföra budgeterade siffror med faktiska resultat identifierar de områden som behöver förbättras och där kostnadsreduktion är möjlig eller budgeterade siffror behöver ses över.
Budgetkontrolltyper
Det finns olika typer av kontroll som en organisation kan genomföra -
# 1 - Operativ kontroll
Det täcker intäkter och driftskostnader, som är väsentliga för att driva den dagliga verksamheten. De faktiska siffrorna med en budget jämförs i de flesta fall varje månad. Det hjälper till att uppnå kontroll över EBITDA - Resultat före avskrivningar och avskrivningar.
# 2 - Kassaflödeskontroll
Detta är en viktig budget som håller kontrollen över rörelsekapitalbehovet och kontanthanteringen. Cash crunches kan vara skadligt för den dagliga funktionen, så detta är en viktig aspekt.
# 3 - Capex Control
Det täcker investeringar, som att köpa maskiner eller bygga en byggnad. Eftersom det innebär en enorm summa pengar hjälper kontrollen här att eliminera avfall och minska kostnaderna.
Hur förbereds budgeten?
Budgeten upprättas baserat på tidigare utgifter och tar hänsyn till eventuella förutsebara utgifter som kommer att uppstå. Numera i en datoriserad miljö där finansiella rapporter upprättas i excel-ark. Vi har möjlighet att välja kvartals- eller årsgenomsnitt.
Till exempel - om vi vill förbereda budgeten för juli 2019 baserat på Q2-resultat kommer det att se ut -
Här, juli Budgetformel = (april + maj + juni) / 3 dvs genomsnitt av april, maj och juni.
I ovanstående tabell, baserat på faktiska resultat från april, maj och juni, förväntar vi oss att försäljningen blir 6 250 USD och nettovinsten blir 383 $ för juli.
Låt oss nu anta att vi fick faktiska resultat för juli och jämföra det med juli-budgeten för att få skillnaden -
I det här fallet har den faktiska försäljningen för juli överskridit budgeten med $ 150. Detta kan antingen bero på att ju fler kvantiteter såldes eller att försäljningspriset per enhet har ökat något. Om försäljningspriset per enhet förblev konstant i juli betyder det att säljteamet har presterat bättre än genomsnittet och det är anledningen till att försäljningen har ökat.
Ytterligare analys kommer att visa för vilken region och vilken produkt försäljningen har ökat. På samma sätt har driftskostnaden ökat med $ 33, vilket kan bero på en ökad kostnad för vilket ingångsmaterial som helst, eller så kan det innebära en extra försäljning.
Fördelar och nackdelar med budgetkontroll
Fördelar
- Ett effektivt verktyg för prestationsmätning av avdelningar, enskilda och kostnadsställen;
- Identifiering av områden för minskning och effektivisering;
- Ökad effektivitet och kostnadsminskning leder till vinstmaximering;
- Det hjälper också till att införa och stimulera system baserat på prestanda.
- Minskningen av kostnaden är alltid det primära målet.
- Förbättrar samordningen mellan avdelningar eftersom resultat och kostnader är sammankopplade.
- Det ger insikt för djupgående analyser och eventuella korrigerande åtgärder.
- Hjälpsamt för att uppnå en organisations långsiktiga mål.
Nackdelar
- Budgeterade siffror behöver ofta revideras eftersom framtida förutsägelse är svår
- Tidskrävande och kostsam process, behöver människor och resurser Budgetkontrollprocesser
- Denna process kräver ibland samordning mellan olika avdelningar är en svår uppgift
- Denna process kräver godkännande och stöd från högsta ledningen
- Att alltid jämföra faktiska faktiska förhållanden med en budget är skadligt för anställdas motivation
Begränsningar
- Framtiden är oförutsägbar, så budget garanterar inte alltid en smidig framtid för en organisation
- Mestadels användning tidigare registrerade nummer
- Ignorerar demografi och många andra ekonomiska faktorer
- Regeringens politik och skattereformer är inte alltid förutsägbara
- Naturliga händelser som regn, monsun, torka och andra okontrollerbara faktorer påverkar en organisations faktiska resultat som inte kan övervägas för budgeten
Viktiga punkter att notera
- Alla förutsebara intäkter eller kostnader som inte inkluderats tidigare bör ingå i budgeten.
- Kontrollfunktionerna bör inte vara av extrem karaktär för att sätta personal under tryck om det är, då behövs en förändring.
- Standarderna behöver revideras regelbundet.
- Alla förändringar måste informeras till alla intressenter omedelbart eller i förväg.
- Förändringen i produktion, försäljning eller någon funktion inom organisationen kommer att påverka kontrollfunktionerna.
- Grunden för kostnadsfördelning blir viktig vid mikronivåanalys, så om det sker en förändring av grunden för kostnadsfördelning bör den analyseras fullständigt innan den införs.
Slutsats
Budgetkontroll är en mycket viktig aspekt av en organisations dagliga aktiviteter och långsiktiga utsikter. När det placeras försiktigt hjälper det inte bara till att kontrollera kostnaden utan det hjälper också till att förbättra effektiviteten. Det finns andra saker som standardkostnad, som också är en del av det.
Här kan vi beräkna kostnader, effektivitet, avkastning eller blandningsvariationer osv. Så det identifierar den exakta orsaken bakom variansen när vi jämför enperiodens aktivitet med en annan. För i dagens svåra konkurrens strävar organisationerna alltid efter excellens och bästa praxis, och budgetkontroll hjälper till att identifiera och uppnå dessa policyer och metoder.
Den identifierar om det finns något problem eller en chans att förbättras med inköp av ingångsmaterial, önskad produktion från materialet, någon bearbetningsproblem eller försäljningsteamadministration. Så, för att förstå affärsfunktionerna fullständigt och grundorsaksanalys av olika resultat, är budgetkontroll ett viktigt verktyg i händerna på parter som är associerade med organisationen.
