Betydelsen av småpengar
Små kontanter avser det lilla belopp som fördelas i syfte att betala de små utgifter som företaget inträffar i sin dagliga verksamhet där det är orimligt att utfärda checken och för att förvalta samma vårdnadshavare utses av företaget.
Varje organisation kräver kontanter för sina dagliga utgifter. Inte alla kostnader kan betalas via en bankcheck eller banköverföring. Små utgifter behöver endast betalas med kontanter. Samtidigt behöver få kvitton avvecklas kontant, såsom skrotförsäljning etc.
I nästan alla organisationer är småpengar en integrerad del av bokföringsfunktionen och tas mest av personliga konton.
Hur småpengar fungerar?
Små kontanter är en liten mängd kontanter som behöver förvaras på kontoret för att använda små dagliga utgifter. En person som har kontanter i organisationen kallas vanligtvis kassör. Samma person är ansvarig för lämplig redovisning av varje kontanttransaktion som görs genom honom. Alla inkomster och kostnader som praktiskt taget inte är möjliga att avveckla via en bank behöver avvecklas ingen annan än kontanter (ingen bytetransaktion i en modern ekonomi).
Generellt sett betalas följande utgifter kontant;
- Dagliga snacks, te för anställda;
- Arbetstagarens ersättningar - Enstaka resor, andra ersättningar;
- Små bankavgifter - frankering, notarie, etc .;
- För att skicka hälsningar eller godis till kunder eller kunder på Diwali eller andra festivaler;
Få inkomster som kan tas i kontanter;
- Skrotförsäljning - små mängder till oorganiserade leverantörer.
- Försäljning av gammal tidning etc.
Vanligtvis uppskattar en organisation deras periodiska krav på kontanter, dvs veckovis eller månadsvis och enligt det godkänner en gräns som kan tas ut från banken då och då för att reglera kontantutgifterna. En gräns för kontantinnehav hos kassören får inte överskrida vid en viss tidpunkt som godkänts av organisationens ledning. Periodiciteten för utträde från en bank kan variera från organisation till organisation enligt deras krav. En liten butiksägare behöver mer kontanter snarare än medelstora eller stora organisationer eftersom han behöver hantera mer med den oorganiserade sektorn som endast handlar kontant.
För en smidig transaktion genom kontanter ingår tre personer i transaktionen: förberedare (kassör), auktoriserare (högre ledning) och mottagare (anspråk från).
Små kontantformat
Kontant betalning kan inte bevisas om detsamma inte regleras efter att ha beaktat korrekta strimlor av bevis. Därför ska ett kupongformat för små kontanter skapas för att bevisa processen och ska undertecknas av mottagaren av kontanter vid tidpunkten för betalningen. Ett exemplar av kupongen är som nedan;
Ett exemplar av små kontantformatet är nedan -
Ovanstående kupong innehåller namnet på kupongförberedaren, auktorisatorn och mottagaren, eftersom alla tre är väsentliga för bevis på betalning.
Hur gör man kontanter?
# 1- Skapande
Småfondsfond skapas genom kontantuttag från banken och överlämnande till den person som har en fond. I en mindre organisation ska det belopp som erhållits från gäldenären (kontant) också vara en del av ett kontanter
Kontra - Små kontanter A / c Dr. xxxx
Till Bank A / c xxxx
Kvitto - Kontant A / c Dr. xxxx
Till Debitor A / c xxxx
# 2 - Utbetalning
Varje utbetalning registreras inte via journalbokning, eftersom det kan finnas mycket små belopp för små utgifter (dvs att köpa en frimärke) istället för att bokföringen skickas i slutet av dagen eller efter en viss period för det totala utbetalda beloppet.
Betalning - Total utbetalning (utgifter huvudvis) A / c Dr. xxx
Till Petty Cash A / c xxx
Berättelserna ska innehålla den totala kontantbetalningen.
# 3 - Påfyllning
Om kontantsaldot blir mycket lågt fylls det på med check.
Kontra - Små kontanter A / c Dr. xxxx
Till Bank A / c xxxx
Exempel på redovisning av små kontanter
: XYZ LLP skapar en liten kontantfond på $ 15 000 / - den 1 april 2016. Under april 2016 gjordes följande utbetalningar från kassafonden:
Te och snacks 1,256 / -
Avgiftsskatt 2450 / -
Tryck & porto 1550 / -
Frakt 2300 / -
Rengöring och dammning 1000 / -
Kontorsmateriel 2800 / -
Skicka journalposter för ovanstående transaktion.
Lösning:
1 Små kontanter A / c Dr 15 000
Till kontanter på bank 15 000
(Skapas småfonder eller ett belopp som dras tillbaka från banken för kassafonden)
- Te och snacks 1.256
Avgiftsskatt 2450
Utskrift och porto 1550
Frakt 2300
Rengöring och dammning 1000
Kontorsmaterial 2800
Till Petty Cash A / c 11,356
(Att vara utbetalning från små kontanter)
Journalkostnad för småpengar:
Små kontanter A / c Dr. xxx
Till försäljning av skrot eller tidningar xxx
(Att vara kontanter mottagna vid försäljning av skrot / tidningspapper)
Hur fyller man på småsaldo?
Det mindre kontantsaldot ska fyllas på då och då för att tillgodose ytterligare kontantutgifter. Metoden för påfyllning är dock mest noterad och beror på kassör och hans auktoriserare. Det kan finnas högsta ledningsinstruktioner om det, men i avsaknad av sådan vägledning fyller kassör, enligt hans bekvämlighet, sitt kontantsaldo. Det finns få metoder som kan hjälpa ledningen eller auktoriseraren på ett eller två sätt;
# 1 - Små kontanter flyter upp
När en organisation övar på att driva ett fast flöde för kontanter som en organisation vill ha, bör kontanterna inte förekomma under en nivå och bör ligga inom ett intervall kommer toppfyllnadsbeloppet alltid att vara detsamma. I det ögonblick kontanterna berörde den nedre änden av skalan, ska kassören utlösa och begära uttag från banken. Till exempel, om floatnivån är $ 20 000 / - och $ 14 000 / - har spenderats, är det återstående kontantsaldot $ 6 000 / - och $ 14 000 / - behövs för att flyta tillbaka till nivån på $ 20 000 / -. Här är $ 6000 / - en lägre ände, och uttagsbeloppet ska alltid vara endast $ 14 000 / -.
Denna praxis registrerar alla betalningar som gjorts sedan senaste påfyllningen, som en grund för att begära nästa påfyllning till auktoriseraren. Användningen av denna metod hjälper undertecknarna att veta vilket belopp som spenderades på innan de tog ut mer pengar från banken.
Utdelningen av kontanter som räkenskapsavdelningen har vid en given tidpunkt bestäms och godkänns av företagsledningen.
# 2 - Små kontanter efter behov
Få små företag antar en policy som resulterar i den lägsta kontantbalansen hos företaget eftersom de endast tar ut när det krävs. Till exempel har företaget policy att ersätta anställda varje vecka, och därför fick företaget varje vecka veta hur mycket kontanter som krävs och det belopp som endast dras av företaget.
Detta tillvägagångssätt minskar risken, och eftersom det nästan inte kommer att finnas något kontantsaldo hos företaget kan få kostnader för försäkring och skydd av pengar undvikas.
# 3 - Oorganiserad småhantering
I nära håll företag där ägarna som är direkt involverade i den dagliga verksamheten använder denna metod, medan de dikterar metoden för att ta ut beloppet från banken. Det finns ingen formell policy för att ta ut beloppet och ingen gräns för innehavet av kontanter. Vidare finns det ingen formell policy för kontanter, eftersom samma noggrant övervakas av organisationens ägare.
Ur ett kontroll- och riskperspektiv är det mindre riskabelt eftersom det endast kontrolleras av ägaren. Ur policy- och redovisningssynpunkt är den informell och ska undvikas.
Bästa policy - Från ovanstående tre policyer används float up mestadels och uppskattas av revisorer över hela världen eftersom det ger flexibilitet och kontroll både över kontanttransaktionen.
