Fullständig form av COA

Fullformat COA (kontoplan)

Den fullständiga formen av COA står för Chart of Account. Det är en lista över konton som ett företag genererar för att underhålla alla konton som har använts för transaktionsändamål i dess redovisningssystem i syfte att organisera, registrera och separera. Detta innehåller olika konton som intäkter, utgifter, tillgångar, skulder, vinster etc. Detta kan sträcka sig från en enkel lista i en butik som består av 10 till 15 konton till en mycket komplex täckning i ett stort företag som har hundratusentals konton .

Hur fungerar det?

  • Detta skapas i linje med affärsbehovet. Å ena sidan kan den innehålla komplexa korsningar av rader och kolumner och å andra sidan kan den ha en mycket enkel uppsättning konton. I vilket fall som helst bör det vara robust, definitivt och målmedvetet.
  • Ett komplext kontoplan kan ha fler funktioner som tilldelning av bokföringsnummer, prioritet och detaljerad information. I allmänhet använder de dock huvudboken för sin sammanställning.
  • Ett kontoprogram innehåller minst tre avsnitt: Kontonamn, kontotyp och beskrivning.
  • Dessa numreras efter specificiteten för affärsenheter, avdelningar, konton i den ordningen. I tabellen nedan, med kontonummer 103001, kan de två första siffrorna beteckna avdelningen medan resten fyra anger kontokategorin. Observera specificiteten som används som ett visst antal systemkoder.

Företaget XYZ använder följande prov av COA:

Exempel

Antag att ett företag köper mark på 1 miljon dollar för sin tillverkningsverksamhet. Räkenskapsavdelningen är skyldig att göra bokföring av denna transaktion för att föra register och upprätthålla ekonomiska riktlinjer för företaget. Följande är posten i kontoböcker:

På datumet debiterades dd / mm / åååå, kontonummer 2003, kontot för anläggningstillgångar och utrustning med 1 miljon dollar medan kontonummer 1001 krediterades med 1 miljon dollar. Observera att informationen om de två kontona kan hämtas från kontoplanen nedan.

Typer

  1. Operativ: Vilket spårar konton som är operativa till sin natur, dvs. vanliga transaktionskonton.
  2. Business: Som använder alla konton som är relevanta för affärs- eller företagsfunktionen.
  3. Landsspecifikt: Det är de som fungerar baserat på olika redovisningsstandarder eller lagliga standarder i länder.

Betydelse

  • Detta är lika viktigt som alla andra element i ett företag. Det tjänar syftet att kartlägga alla konton som är relaterade till verksamheten. Det hjälper också företag att fatta bättre beslut och följa redovisnings- och rapporteringsstandarder.
  • Anta en stor stormarknad som har hundratals varumärken till salu och tusentals produkter i hyllorna. En effektiv förvaltning av stormarknadsägaren är en funktion av hur väl han känner till sina produkters efterfrågan och utbudsprofil.
  • För detta underhåller han en Excel-fil som har bestämd segregering av SKU: erna och produkterna. När en produkt säljs görs en Excel-post för att ordna om den. På samma sätt upprätthåller ett företag alla sina konton av ekonomisk natur med hjälp av kontoplan för att göra bokföring effektiv.

Skillnaden mellan COA och Ledger

  1. En huvudbok eller huvudbok är den faktiska boken som används för att göra bokföringsposter medan en kontoplan bara är en lista över alla konton som är relaterade till ett företags verksamhet.
  2. En Ledger skapas genom att sammanfatta alla tillgängliga tidskrifter och följs därefter av ytterligare redovisningsböcker som en provbalans. Å andra sidan är en oberoende post, även om den används för ytterligare korrespondens och arkivering.
  3. Dessutom kan ett kontoplan användas av flera företag för deras rekord medan Ledger är specifikt för ett företag på grund av dess inneboende karaktär av att hålla transaktionsbokningar i ett företag.

Fördelar

  1. Ett bra COA är alltid väl förberett i sina inledande skeden och tjänar syftet med ytterligare improvisationer tills det tillgodoser affärsbehov.
  2. Det minskar ansträngningen och tiden att konsolidera information om ledningsförfrågningar i framtiden.
  3. Den kan också användas i benchmarking av affärsenheter och minskar till viss del procedurer relaterade till avstämning.

Begränsningar

  • Dessa är enkla till sin natur och har inga komplexa krav från ledningen.
  • Den har begränsade kontroller och saldon, eftersom fel vid upprättandet av kontoplan inte kan bestämmas av länkar eller kontroller.
  • Även med det begränsade syftet som COA: er tjänar måste företag följa riktlinjerna som anges i US GAAP (Allmänt accepterade redovisningsprinciper) och FASB (Financial Accounting Standards Board).
  • Det kanske inte är särskilt användbart för små organisationer eller enmansföretag på grund av de oproportionerliga kostnaderna och arbetskraften som ingår i dess underhåll.

Slutsats

  • Detta är till stor hjälp för ett företag med systematisk segregering av alla sina konton. Det hjälper inte bara företagsledningen utan alla intressenter, särskilt leverantörskedjepartners, affärsanalytiker och investerare.
  • Detta kan ändras enligt företagets krav och det kräver dock sakkunskap och ansträngningar för att hålla konsekventa register i ett kontoplan, eftersom alla avvikelser kan ge en felaktig bild av företagets hälsa. I den moderna världen av högteknologisk affärsledning tas dessa hand om av programvara och system, företag är fortfarande skyldiga mycket uppmärksamhet och omsorg för att hantera de mest grundläggande elementen som kontoplanen.