Betydelse av småböcker
Petty Cash Book är den bokföringsbok som används för att registrera små kontantutgifter, dvs. utgifterna som är av det lilla belopp som företaget uppträder i sin dagliga verksamhet.
Små kassaböcker kan uttryckas som en formell sammanfattning av små kontantutgifter, som hänvisar till de vanliga dagliga kostnaderna för verksamheten, som inte är relaterad till den direkta verksamheten. Det är en bokföringsbok som används för små inspelningskostnader och till lite värde.
Hur fungerar Petty Cash Book?
- Grunden för redovisningen ligger i de tre huvudsakliga redovisningsvillkoren och kontona, som omfattar journal, huvudbok och Petty cash book. Varje transaktion som registreras i kontoböckerna går igenom dessa tre huvudkonton för att fångas upp.
- Journal är en integrerad del av bokföring, som är utgångspunkten för redovisningen, och den registrerar alla affärstransaktioner. Däremot registrerar småkassan transaktionen relaterad till kontokontot. Från och med början av tidskriften förbereds Ledger-kontot, med hjälp av vilket företagets slutliga kontoböcker upprättas.
- Det finns dock flera transaktioner under den vanliga verksamheten, vilket är av mycket små och nominella belopp och inte registreras på kassabokskontot. För transaktioner av sådan art används Petty Cash Book.
Format för småböcker
Nedan visas exempelformatet för Petty cash Book.
Den person som är ansvarig för att registrera kvitton och betalningar är känd som småkassör. I företaget upprätthålls vanligtvis småböckerna av företagets administrativa avdelning eftersom kontoföretag i allmänhet är upptagna av de mer betydelsefulla affärstransaktionerna, och även administrationsavdelningen är endast ansvarig för sådana slags kostnader.
Petty Cash Book Systems
Kontanterna ges till småkassören på följande basis för småkassasystem: -
# 1 - Ordinarie småkassasystem
Enligt detta system ges ett engångsbelopp kontant till småkassören. Kassören är ansvarig för att hålla reda på alla kostnader för granskningen av huvudkassören och presentera dem innan de begär nya medel för att återföra de dagliga utgifterna
# 2 - Petty Cash Imprest System
Enligt Imprest Petty Cash System fastställs småkassobeloppet för en viss period under vilken vanligtvis är under en månad eller en vecka. Under denna period måste kassören driva småkontokontot under den givna budgeten. I slutet av perioden lämnar kassören in rapporten och det belopp som han spenderar återbetalas så att beloppet blir lika med startbalansen i början av föregående månad. Om utgifterna överstiger det inkomna beloppet måste en särskild begäran om att kravet höjas till huvudkassören för att fylla på pengarna under en viss tid. Imprest Petty Cash System har antagits allmänt av företagen för att driva sina kontanter.
Fördelar
- Enligt denna Petty Cash System-metod realiseras det faktiska kontantbehovet effektivt. Om till exempel $ 1 000 endast spenderas i sådana utgifter på en månad kan det initiala beloppet som flyttas till den ansvariga parten omedelbart höjas eller minskas efter att ha analyserat perioden och utgifternas inträde
- Imprest Petty Cash System minimerar också sannolikheten för eventuella fel som kan uppstå under bokföring när huvudkassören regelbundet granskar det
- Det har testats och är en effektiv metod som också är mindre tidskrävande och effektiv
- Denna metod kan också medföra kostnadsbesparingar för företaget eftersom det belopp som uppkommit i små kontantutgifter analyseras noggrant och kontrolleras regelbundet för att inse hur mycket kontanter som krävs och var kan företaget skära ner på kostnaderna för småposterna
- Imprest Petty Cash System tillåter också anställda att hantera kontanter effektivt för att bevisa sitt värde för sina seniorer att de också kan ses som framtida kontanthanterare för företaget
Nackdelar
- Användningen av detta system är ibland mycket lång kan bli tidskrävande och kräver ofta en del resurser för att arbeta bakom det som också kan användas i andra effektiva och användbara uppgifter
- Systemet måste granskas igen med jämna mellanrum och varje registrerat belopp måste mappas mot varje kostnad, vilket kan bli en lång process om kvantiteten av poster är betydande i verksamheten
Slutsats
Små kassaböcker är ett manuellt system för registrering av utgifter och är ofta benägna för fel och blir ibland en besvärlig uppgift att föra böcker och registrera varje transaktion, särskilt i ett stort företag. Men för att övervinna detta idag skrotar många företag det gamla bokföringssystemet. De går över till ett modernt bokföringssystem, som är företagskreditkort eller användning av mjukvara, vilket är ett effektivt system för registrering av både nominella och betydande mängder affärstransaktioner.
Med tiden har inspelningsboken för inspelning tappat sin betydelse, men den kan fortfarande användas som ett praktiskt verktyg för att spela in i företag där modern teknik inte har ägt rum.
