Fullständig form av beställning - inköpsorder
Den fullständiga formen av förkortningen PO är inköpsorder. Det är ett dokument som utarbetats och skickats av köparens inköpsavdelning till säljaren med en beskrivning, kvantitet och pris som överenskommits ömsesidigt för de varor eller tjänster som är avsedda att upphandlas. Den används av inköps- eller upphandlingsteam för att göra beställningar hos externa parter.
Funktioner i PO
Vanligtvis har följande detaljer en inköpsorder.
- Kvantitet avsedd att upphandlas
- Beskrivning av produkt eller tjänst
- Särskilda varumärken eller produktkod, om det behövs
- Per enhetspris
- Önskad leveranstidslinje
- Leveransplats för leverans
- Fakturaadress
- Betalnings- och leveransrelaterade villkor
Typer av PO
Det finns fyra typer av inköpsorder som normalt används.
# 1 - Standard inköpsorder
Den görs när alla de viktigaste köpvillkoren är kända vid tidpunkten för beställningen, såsom kvantitet, pris, tidslinje och betalningsvillkor. Som sådan används de när det finns säkerhet med avseende på order och relaterade villkor.
# 2 - Planerad inköpsorder
Det utfärdas när de flesta detaljerna med avseende på beställningen är kända när inköpsordern förbereds, men exakta leveransvillkor och schema är inte kända. Således, när man gör denna beställning, åtar sig att den kvantitet som krävs och priset ska betalas, men endast ett uppskattat leveransschema nämns.
# 3 - Blanket inköpsorder
En sådan PO görs när detaljer med avseende på pris och kvantitet inte heller är kända. Endast artikeldetaljer med leveransvillkor nämns. Den maximala kvantiteten kommer dock att anges på beställaren och köparen kan köpa inom den angivna gränsen. Det uppskattade prisintervallet kan också nämnas.
# 4 - Kontraktsinköpsorder
I en sådan PO är produkten eller tjänsten okänd. Man kan nämna de villkor som ska avtalas med säljaren.
Hur fungerar PO?
Närhelst företaget har ett krav på att skaffa varor eller tjänster, höjer köparen en PO till säljaren. Vid mottagandet av beställningen bekräftar säljaren köparen om nämnda order kan slutföras av den eller inte. Om säljaren anser att det inte är möjligt att slutföra beställningen kommer samma att meddelas och PO kommer att annulleras. Om beställningen ska genomföras kommer arrangemang att göras för samma. När beställningen är slutförd säljer säljaren en faktura till köparen som nämner relevant PO-nummer så att köparen kan matcha detsamma med den faktiska leveransen. Efter att fakturan har höjts måste betalningen göras enligt överenskomna betalningsvillkor.
Exempel på PO-format
Ett exempel på beställningsformat produceras nedan.
Skillnad mellan inköpsorder och faktura
Inköpsordern utfärdas för att beställa varor eller tjänster. Samma utfärdas av köparen till säljaren. Den innehåller detaljerna med avseende på beställningen och leveransen. PO utgör kontraktet för försäljning.
Fakturan utfärdas av säljaren till köparen när leveransen är klar och begär köparen för att betala det slutliga beloppet. Fakturan består av pris och det slutliga beloppet som ska betalas, betalningsrelaterade villkor och den kreditperiod som tillåts köparen. Fakturan utfärdas när leveransen av varor eller tjänster har slutförts. I motsats till PO bekräftar fakturan försäljningsavtalet.
Betydelsen av PO
En inköpsorder är ett mycket användbart dokument som används för att göra en beställning. Det hjälper till att kommunicera kraven till säljaren tydligt. När den faktiska leveransen görs kan samma krysskontrolleras med inköpsordern för att hitta någon avvikelse mellan de två. Det är bekvämt för både säljaren och köparen att hålla orderinformationen dokumenterad genom inköpsordern.
Fördelar
- PO hjälper köparen att göra en beställning för de varor och tjänster som den avser att skaffa utan att göra betalningen.
- Det hjälper till att spåra beställningarna och undviker dubbla beställningar.
- Det är ett viktigt dokument som ingår i ett revisionsspår.
- För en säljare är det bra att få information om köparens krav.
- Faktisk leverans kan undersökas med inköpsorder och eventuella avvikelser kan ifrågasättas.
- PO fungerar som ett juridiskt dokument som visar de avtalade villkoren för köp av varor eller tjänster.
Nackdelar
- Även för mindre beställningar krävs att PO görs och verkar vara onödigt pappersarbete för sådana små beställningar.
- Att generera inköpsorder är en tidskrävande process.
Slutsats
Inköpsorder används nästan av varje företag som en del av deras upphandling. Detsamma är till hjälp för att ha tydlig kommunikation med avseende på beställningen.
